Gestione clienti con Excel: dove il foglio si rompe e quando serve un CRM
Se i clienti sono pochi e li segui da solo, Excel basta e avanza: per tenere in ordine trenta nomi non serve un CRM. Il foglio comincia a cedere quando entra una seconda persona, quando le richieste arrivano da più canali (WhatsApp, Instagram, telefono) o quando una risposta si dimentica per la prima volta. Chi cerca «crm excel» o «crm excel gratis» di solito è già in uno di questi tre casi. Sotto trovi i sei punti in cui la gestione clienti con Excel si rompe, come sfruttare il foglio al massimo in una sera e i segnali che dicono che è ora di cambiare.
Dove il foglio si rompe
Sono sei punti che chi tiene i clienti in un foglio riconosce al primo colpo d'occhio.
- Doppioni. «Marco Rossi», «Marco R.» e «M. Rossi» sono la stessa persona, ma per il foglio sono tre righe. Cercando per nome ne trovi una alla volta e la storia del cliente resta spezzata in tre pezzi.
- Non si capisce chi ha fatto cosa. In «Note» c'è scritto «richiamare», senza dire chi deve farlo, quando, né se dopo la telefonata o dopo il messaggio su WhatsApp.
- Un file, due persone. Basta una copia mandata per e-mail o in chat e salta fuori «richieste_ottobre_DEFINITIVO(2).xlsx». Due versioni, due verità, e nessuno sa quale sia quella aggiornata. Un'unica copia in un posto condiviso risolve questo punto, non gli altri.
- Il file se ne va con chi lo ha. Se un commerciale lascia l'azienda, il suo foglio resta sul suo computer o nelle sue chat, e con lui le trattative aperte.
- Nessun promemoria. Un foglio non ti scrive. Il «richiamare giovedì» passa, e se ne accorge solo chi apre il file proprio giovedì e lo legge fino all'ultima riga.
- Nessuna fonte. La colonna «Da dove» esiste, ma si compila a metà: Instagram, WhatsApp, passaparola, sito? Dopo tre mesi non sai quale canale porta clienti che poi pagano.
Con un po' di disciplina si limano doppioni e fonte. Gli altri quattro vengono da un limite del mezzo: il foglio è un archivio, non un sistema che ricorda al posto tuo e avvisa chi di dovere.
Excel al massimo in una sera
Senza cambiare strumento, una sera basta per mettere il foglio in condizioni decenti. Vale anche se lavori su Mac e cerchi un programma per la gestione clienti gratis: il punto di partenza ragionevole è lo stesso. Una riga per richiesta, queste colonne:
| Colonna | Cosa ci va | Regola |
|---|---|---|
| Data | il giorno in cui è arrivata la richiesta | data vera, mai «ieri» o «6 ott» |
| Nome e telefono | nome intero e numero con prefisso | sempre nello stesso formato; prima di aggiungere una riga cerca il numero |
| Canale | WhatsApp, Instagram, telefono, sito, passaparola | elenco a discesa |
| Cosa chiede | una riga sola | il resto va in Note |
| Stato | Nuova, Risposto, Preventivo, Ci pensa, Chiusa, Persa | elenco a discesa |
| Chi segue | un nome | uno solo per riga |
| Prossimo contatto | una data | mai vuota, tranne per Chiusa e Persa |
| Importo | la cifra | solo numeri, niente testo |
Gli elenchi a discesa si fanno con Convalida dati: scheda Dati, Convalida dati, in Consenti scegli Elenco e indica l'intervallo delle voci, come spiega la guida di Microsoft. Così gli stati e i canali restano quelli che hai deciso tu e spariscono le righe con «attesa filtro??» o «WA». Anche per le date Excel ha filtri pensati apposta: la guida ai filtri spiega che il tipo di filtro dipende dal tipo di dato della colonna, per questo «Prossimo contatto» deve contenere date vere.
Poi una regola sola, la più utile di tutte: ogni mattina apri il file, filtri «Prossimo contatto» fino a oggi e parti da lì. Dopo ogni contatto aggiorni stato e prossimo contatto prima di chiudere. Una riga senza data resta fuori dall'elenco del mattino, quindi per il foglio quel cliente non esiste.
Un «CRM con Excel» è questo: otto colonne e una regola. Funziona bene finché la persona è una e il canale è uno.
Quando è ora di passare a un CRM
Cinque segnali:
- Nel file scrive più di una persona e almeno una volta avete chiamato lo stesso cliente in due.
- Le richieste arrivano da due o più canali e ricopiarle nel foglio è diventato un lavoro a parte.
- Hai dimenticato una risposta e lo hai scoperto solo perché il cliente è tornato a lamentarsi.
- Non sai dire quale canale ti porta più clienti che pagano.
- La sera metti in ordine il foglio invece di rispondere.
Se ne riconosci due, il foglio ha fatto il suo lavoro. Se non ne riconosci nessuno, resta con Excel e non farti vendere niente da nessuno, noi compresi.
Un CRM in abbonamento, di quelli che si usano dal browser, lo puoi prendere e configurare da solo: è una strada legittima, ma ti serve il tempo per impostarla e la costanza di tenerci dentro tutto, anche i messaggi che arrivano di sera. Noi i CRM di altri non li configuriamo. Costruiamo un CRM nostro sul tuo processo, con i dati che restano tuoi.
Una cosa a parte: un file con nomi e telefoni dei clienti contiene dati personali, e la materia è regolata dal GDPR, il Regolamento (UE) 2016/679. Il testo si trova sul sito del Garante per la protezione dei dati personali; per il tuo caso concreto chiedi a un consulente.
Un esempio: il CRM di un salone
Mirelle Studio è un salone di bellezza di Barcellona; il sito del lavoro è in spagnolo. Mostra come un CRM proprio prende il posto di foglio e chat. Si configura in cinque passi: prima i canali, e WhatsApp e Instagram finiscono in un'unica casella; una cliente che scrive su entrambi diventa una scheda sola. Poi le tappe, dalla prima richiesta alla visita successiva: Nuove, Ci sta pensando, Appuntamento fissato, Venuta, Visita ripetuta.
Il terzo passo è quello che interessa a chi viene dal foglio. Le regole si accendono con un interruttore: se una cliente resta due giorni in «Ci sta pensando», il CRM crea un compito per la reception, «scrivere alla cliente oggi». È il «richiamare» della colonna Note, con una differenza: qualcuno lo vede. Un'altra regola manda su WhatsApp il promemoria 24 ore prima dell'appuntamento.
Nel quarto passo l'IA prepara una bozza di risposta al messaggio ricevuto su Instagram o su WhatsApp; la reception la corregge e la manda. L'IA propone, decide la reception. Alla fine resta la lavagna: le clienti per tappa, schede da trascinare da una colonna all'altra, filtro per stilista e per canale.
Il salone è un esempio, ma lo schema vale per qualunque attività con richieste che arrivano da più parti: canali in un posto solo, tappe, un responsabile, un prossimo passo. Apri il lavoro e prova a spostare le schede; altri esempi stanno nella galleria dei lavori.
Cosa fare oggi
- Apri il tuo file e cerca i tre o quattro nomi che ti vengono in mente per primi: quante volte compaiono, e con quante grafie.
- Aggiungi le colonne Stato, Chi segue e Prossimo contatto, se non ci sono.
- Trasforma Canale e Stato in elenchi a discesa.
- Per una settimana, ogni mattina filtra «Prossimo contatto» fino a oggi e lavora da quell'elenco.
- Venerdì conta quante volte hai dimenticato qualcuno e quante persone hanno toccato il file. Se il numero ti preoccupa, hai la risposta.
Se vuoi, lo facciamo noi
Se a fine settimana il foglio ti sta ancora stretto, costruiamo un Mini-CRM sul tuo processo: da da €480, IVA esclusa, in 2–4 settimane. Il prezzo è più basso perché i nostri specialisti, esperti e ben pagati, lavorano più in fretta con gli strumenti di IA.
Nel prezzo c'è già tutto questo:
- una chiamata per capire come, da te, una richiesta arriva fino al pagamento, e la pipeline costruita su quel percorso;
- sito e WhatsApp collegati: ogni richiesta diventa una scheda con contatto, fonte, storico, note, responsabile e compito successivo;
- un messaggio su WhatsApp a te e ai commerciali per ogni nuova richiesta, con ruoli e accessi che assegni tu;
- l'IA che risponde alla nuova richiesta (il cliente vede la nota che risponde un'IA) e la riassume al commerciale;
- il trasferimento dei clienti da Excel o Fogli Google, controllato insieme a te prima del lancio;
- i modelli dei messaggi, che scriviamo noi e ti mandiamo da controllare, e la formazione dei commerciali;
- l'esportazione in un foglio di calcolo in qualsiasi momento.
Niente abbonamento e niente canone a persona: il server lo intestiamo a te e lo paghi direttamente. Le modifiche sono gratuite fino all'accettazione e gli errori dopo il lancio li correggiamo gratis per 6 mesi. Instagram, chiamate ed e-mail si collegano a parte, solo in modo ufficiale, e il prezzo te lo diciamo prima di iniziare.
Il dettaglio dei passi, dalla chiamata al lancio, è nella pagina CRM con IA di DELKIND.
Fonti
- Microsoft: creare un elenco a discesa, verificato il 30 ottobre 2026.
- Microsoft: filtrare i dati in un intervallo o in una tabella, verificato il 30 ottobre 2026.
- Garante per la protezione dei dati personali: Regolamento (UE) 2016/679, verificato il 30 ottobre 2026.