Darmowy CRM dla małej firmy: co dostajesz za darmo i gdzie zaczynają się koszty

Trzy darmowe plany z oficjalnych cenników

Wzięliśmy HubSpot, Zoho i Bitrix24 i spisaliśmy to, co ich strony mówią o darmowych planach. Dane z października 2026. Ceny są w dolarach, bo takie pokazały strony w wersji, którą otworzyliśmy.

Widać dwie różne logiki. W HubSpot płatny plan liczy się za użytkownika, strona podaje cenę „za seat”. W Bitrix24 płatne plany mają stałą pulę osób: Basic obejmuje pięciu użytkowników, Standard pięćdziesięciu. Zoho w darmowym planie dopuszcza trzy osoby, czyli o jedną więcej niż HubSpot. Który model wyjdzie taniej, zależy od tego, ilu masz ludzi i czy zamierzasz rosnąć. Policz to na własnym przykładzie.

Dwie rzeczy łatwo przeoczyć. Eksport w Zoho „do 10 razy” brzmi niewinnie, dopóki nie chcesz co tydzień wyciągać raportu do arkusza. A tysiąc kontaktów w HubSpot to sporo dla jednego sprzedawcy i mało dla firmy, która zbiera adresy z reklam.

Arkusz Google: limit nie jest twoim problemem

Google podaje, że arkusz utworzony w Arkuszach może mieć do 20 mln komórek albo 100 MB. Przy kilkunastu kolumnach to ponad milion wierszy, więc zgłoszenia małej firmy tego nie zapełnią.

Kłopot jest gdzie indziej. Wystarczy miesiąc pracy we dwoje i plik wygląda mniej więcej tak: w kolumnie „Skąd” raz stoi „WhatsApp”, raz „WA”, raz „whatsap”. Klient Marek Nowak i Marek N. to jedna osoba w dwóch wierszach. W statusie wisi „czeka na filtr??”, a opiekun jest wpisany co trzeciemu zgłoszeniu. Arkusz nie powie ci, że zgłoszenie leży od czwartku.

Tabela świetnie działa jako pamięć jednej osoby. Kiedy zgłoszenia przychodzą z trzech kanałów, a odpowiadają dwie osoby, zaczynają się duble i wiersze, za które nikt nie odpowiada. To dobry moment, żeby przejść do CRM, nawet darmowego.

Open source: bez abonamentu, ale z własnym serwerem

Open source znaczy, że kod możesz pobrać i uruchomić u siebie. Weźmy EspoCRM: strona nazywa go otwartoźródłowym CRM, kieruje do kodu na GitHubie, ma w menu pozycję „Download” z podpowiedzią „Free download” i linki do instalacji przez Docker. Są tam też chmura z wersją próbną, sekcja rozszerzeń i link „Service Request” do strony pomocy. Cen strona główna nie podaje, więc sprawdź je u dostawcy.

Samo pobranie to dopiero początek. Ktoś musi postawić serwer, ustawić kopie zapasowe, instalować aktualizacje i naprawić, gdy po aktualizacji coś przestanie działać. Jeśli tym kimś jesteś ty, płacisz godzinami. Jeśli freelancer, płacisz jemu. Dla firmy, w której nikt nie lubi serwerów, to rzadko jest oszczędność. Dla kogoś, kto lubi, bywa dobrym wyborem.

Gdzie zaczynają się koszty

Cena abonamentu to często najmniejsza część rachunku. Resztę robią cztery pozycje:

• kolejny użytkownik, bo darmowe plany z tabeli kończą się na dwóch lub trzech osobach, a potem robi się płatnie;
• przeniesienie danych, bo ktoś musi scalić duble, uzupełnić telefony i zdecydować, który Marek jest którym Markiem;
• konfiguracja etapów, pól, szablonów wiadomości i autoodpowiedzi, której rzadko ktoś wlicza do kosztu, a bywa największą pozycją;
• nauka zespołu, czyli tygodnie, w których część osób nadal pisze w czatach i arkuszu.

Do tego dochodzi kanał, w którym naprawdę rozmawiasz z klientami. Zanim założysz konto, sprawdź, czy da się go podłączyć w darmowym planie: WhatsApp, Instagram, telefon. Lepiej wiedzieć to przed pierwszym wpisem niż po tygodniu pracy.

Nasza zasada: jeśli CRM ma obsługiwać jedną lub dwie osoby i kilkaset kontaktów, zacznij od darmowego i nie wydawaj nic. Wtedy nie jesteśmy ci potrzebni. Zmiana ma sens, gdy zobaczysz, że ludzie wracają do czatów i arkusza, a do CRM wpisują tylko to, co muszą.

Kiedy standardowy lejek to za mało

Standardowy lejek („nowe, w toku, gotowe”) wystarcza, gdy sprzedajesz prostą usługę. Firma remontowa ma inną robotę: zgłoszenie, pomiar, wycena, umowa, potem obiekt, brygady, zakupy materiałów i marża. Poniżej realizacja, którą zrobiliśmy dla takiego procesu: własny CRM firmy remontowej z Warszawy. Strona realizacji jest po polsku.

Zgłoszenie ze strony trafia do lejka i przechodzi przez pomiar, wycenę i umowę do obiektu, a przycisk „Dalej” przesuwa kartę na kolejny etap. Notatki z pomiaru („łazienka 4 m², płytki do sufitu”) zamieniają się w szkic wyceny od AI z pozycjami i ilościami. Biuro go poprawia, a suma przelicza się sama. Obiekt przeciągasz na brygadę w grafiku na dwa tygodnie, a konflikt terminów jest podświetlony.

W karcie obiektu widać etapy na osi czasu, co zostało opłacone i co do zapłaty oraz marżę liczoną jako wycena minus materiały minus robocizna. Pozycje z wyceny przechodzą do zamówienia u dostawcy, ze statusem „zamówione” albo „dowiezione”. Zdjęcia z budowy brygadzista dodaje z telefonu, a biuro może je tylko oglądać.

Do takiego procesu ogólny CRM trzeba dopasować własnymi polami i etapami. Czasem się da, ale to znów czas. Całą realizację Stropa możesz obejrzeć w portfolio.

Co zrobić dziś, za darmo

1. Policz dwie liczby: ile osób będzie pracować w CRM i ile kontaktów masz dziś rozsianych po głowie, arkuszu i telefonie. Od nich zależy, czy w ogóle zmieszczą się w darmowym planie.
2. Wypisz, co o kliencie ma być widać na jednej karcie: skąd przyszedł, co ustalono, jaki jest następny krok i kto go robi. To będzie twoja lista pól w każdym systemie.
3. Zanim założysz konto, sprawdź język interfejsu i dokumentacji, jeśli zależy ci na darmowym CRM po polsku, oraz to, czy podłączysz kanał, w którym rozmawiasz z klientami.
4. Przez dwa tygodnie wpisuj do wybranego darmowego CRM tylko nowe zgłoszenia. Nic nie przenoś. Po dwóch tygodniach zobaczysz, czy ktoś tam w ogóle zagląda.
5. W pierwszym tygodniu wyeksportuj dane do arkusza. Jeśli eksport ma limit albo wyjdzie bałagan, wiesz to, zanim wpiszesz tam całą firmę.

Jeśli chcesz, zrobimy to za ciebie

Cudzych systemów CRM nie konfigurujemy, robimy własny pod twój proces. Mini-CRM kosztuje od €480 netto, bez VAT, i powstaje w 2–4 tygodnie. Abonamentu nie ma i nie płacisz za każdego pracownika. Serwer rejestrujemy na ciebie i płacisz za niego bezpośrednio. Cena jest niska, bo nasi doświadczeni specjaliści pracują szybciej z narzędziami AI.

W cenie jest:

• rozmowa o tym, jak zgłoszenie dochodzi do płatności, i lejek zbudowany pod ten proces;
• formularz strony i WhatsApp podłączone do CRM: zgłoszenie samo staje się kartą z kontaktem, źródłem, historią, notatkami, osobą odpowiedzialną i następnym zadaniem;
• powiadomienia o nowych zgłoszeniach na WhatsAppie oraz role i dostępy, które nadajesz ty;
• AI odpowiada klientowi na nowe zgłoszenie (klient widzi oznaczenie, że odpowiada AI) i krótko streszcza je menedżerowi, a co z tego włączyć, ustalamy podczas analizy; więcej o tym w artykule Asystent AI w małej firmie;
• przeniesienie klientów z Excela lub Arkuszy Google i sprawdzenie ich z tobą przed uruchomieniem;
• szablony wiadomości, które piszemy my i wysyłamy ci do sprawdzenia;
• szkolenie zespołu na żywym przykładzie twoich zgłoszeń;
• eksport do arkusza w każdej chwili, bo dane i dostępy należą do ciebie.

Poprawki do odbioru są bezpłatne, błędy po uruchomieniu naprawiamy bezpłatnie przez 6 miesięcy. Płatność jest podzielona 50/50: druga połowa po odbiorze. Jeśli proces jest bardziej złożony, jak w przykładzie z firmą remontową, robimy CRM dopasowany do niego, a cenę podajemy po rozmowie. Szczegóły i demo znajdziesz na stronie Mini-CRM i CRM pod twój proces.

Omów zadanie

Źródła

• HubSpot, cennik CRM, sprawdzono 28.10.2026: darmowy plan, limity kontaktów i rekordów, cena planu Starter.
• Zoho CRM, cennik, sprawdzono 28.10.2026: darmowy plan dla 3 użytkowników, limity eksportu, szablonów i API.
• Bitrix24, cennik, sprawdzono 28.10.2026: darmowy plan, miejsce na dane, cena i pula użytkowników planu Basic.
• Google, limity plików w Arkuszach, sprawdzono 28.10.2026: do 20 mln komórek lub 100 MB.
• EspoCRM, strona główna, sprawdzono 28.10.2026: otwartoźródłowy CRM, pobranie, chmura, rozszerzenia.

← Wszystkie artykuły