Как выбрать CRM для малого бизнеса: 8 вопросов до покупки

Восемь вопросов до оплаты

Вопросы подходят к любой CRM: облачной по подписке, коробочной или собранной под вас, в том числе к нашей. У каждого — что выяснить и на что смотреть в ответе.

Вопрос 1. Каналы заявок и люди

Начните с каналов: где к вам приходят заявки сегодня — форма на сайте, Telegram, WhatsApp, Instagram, звонки, почта. Если карты каналов нет, нарисуйте её за 15 минут: без неё вы будете покупать CRM под воображаемый процесс.

Людей считайте двумя числами. Первое — кто открывает CRM каждый день: менеджеры, администраторы. Второе — кто заглядывает раз в неделю: владелец, бухгалтер. Спросите продавца, считается ли «только смотрю» отдельным платным местом. От ответа зависит цена.

Если клиентов ведут один-два человека и заявок немного, таблицы, возможно, хватит. Как её устроить, написано в статье про базу клиентов.

Вопрос 2. WhatsApp и звонки

Слова «есть интеграция с WhatsApp» в списке функций почти ничего не значат. Спросите, что попадает в карточку клиента: каждое сообщение или только уведомление «вам написали». Видны ли в карточке ответы менеджера. Что будет, если менеджер ответил с телефона, а не из CRM.

Официальный путь подключить WhatsApp к CRM — WhatsApp Business Platform, программный интерфейс самой Meta (Cloud API). Условия WhatsApp запрещают пользоваться сервисом неавторизованным способом, в том числе через автоматические программы, и за нарушение аккаунт могут отключить. Поэтому спросите продавца прямо: WhatsApp подключён через официальную платформу или как-то иначе? Рабочим номером компании с живой перепиской рисковать не стоит.

И про деньги. Meta берёт плату за доставленные сообщения от компании к клиенту: ставка зависит от категории сообщения и от страны получателя. Сообщения от клиентов к вам не тарифицируются. Часть сообщений от компании тоже бесплатна, но условия Meta вправе менять, так что актуальные цифры ищите в её тарифах. В бюджете это отдельная строка: ставки в ней устанавливает платформа, а не продавец CRM. Уточните, берёт ли он что-то сверху.

Со звонками вопросы те же: с какими операторами связи работает CRM, что приходит в карточку — пропущенный звонок, запись разговора или только номер, — и кому платить за телефонию.

Вопрос 3. Данные и GDPR

В CRM лежат имена, телефоны и переписка ваших клиентов. Узнайте три вещи: в какой стране стоит сервер, кто из сотрудников поставщика имеет доступ к данным и есть ли у продавца готовый договор об обработке данных.

Последнее не придирка. По статье 28 GDPR, если данные обрабатывают по вашему поручению, привлекать можно только тех, кто даёт достаточные гарантии, а саму обработку должен регулировать договор определённого содержания (GDPR, статья 28). Подходит ли эта статья к вашей ситуации и что должно стоять в договоре, уточните у юриста.

Вопрос 4. Русский интерфейс

Если команда читает по-русски, это вопрос, будут ли менеджеры вообще открывать CRM. Меню проверит любой. Откройте уведомления, шаблоны писем, названия полей и этапов, справку. Нужно, чтобы в одной колонке не оказалось «Сделки», а в соседней — «Deal».

Ещё один слой: язык ваших клиентов. Если они пишут по-польски или по-немецки, шаблоны ответов нужны на их языке, а интерфейс — на языке сотрудников. Это две разные вещи, проверяйте обе.

Проверка за пять минут: на пробной версии заведите тестовую заявку и посмотрите на всё, что получит клиент и что увидит сотрудник. Заодно спросите, на каком языке поддержка, когда что-то ломается в пятницу вечером.

Вопрос 5. Цена за год

Выясните, за что названа цена: за одно место в месяц, за всю команду или за набор функций. У Bitrix24, например, цена названа за компанию целиком, с лимитом пользователей, у остальных четырёх облачных CRM из таблицы ниже — за место. Годовой расход считается так:

подписка за человека в месяц × число людей × 12 + настройка + подключения

Три менеджера на год — это 36 оплаченных месяцев, а не 12. Настройка обойдётся либо вашим временем, либо чужими деньгами: бесплатной она не бывает. В подключения входят WhatsApp (сборы Meta из вопроса 2), телефония у оператора, связка с сайтом.

Добавьте две проверки. Первая: на каком тарифе лежат нужные вам функции. Тариф с красивой картинки в рекламе может оказаться другим. Вторая: что будет с ценой через год. Попросите продавца прислать письменный расчёт на 12 месяцев для вашего состава и ещё один — для состава «плюс два человека». Сравнивайте итоговые строки расчётов.

Вопрос 6. Выгрузка данных при уходе

Об этом думают в последнюю очередь, а выяснять надо до оплаты. Сделайте так: на пробной версии заведите десять тестовых клиентов с заметками и перепиской, нажмите «Экспорт» и откройте файл в Excel. Посмотрите, что внутри. Только имя и телефон или ещё история, этапы, ответственные. Попадают ли переписка и вложения.

Если выгрузку делают только по запросу в поддержку, считайте, что выгрузки нет.

В ЕС с 12 сентября 2025 года применяется Data Act: по его статье 25 договор с облачным поставщиком должен описывать, как сменить поставщика и забрать свои данные (Data Act, статья 25). Касается ли это вашей CRM, скажет юрист.

Вопрос 7. Кто настраивает

Настройку любят не замечать. CRM без настройки — пустая коробка: нужно собрать воронку под ваш процесс, завести поля и роли, перенести клиентов, написать шаблоны сообщений и научить людей. Исполнителей четыре: вы сами, ваш сотрудник, подрядчик или поставщик.

Облачную CRM можно взять и настроить самостоятельно, это нормальный путь. Только закладывайте время и назначьте хозяина: одного человека в вашей компании, с именем в календаре и датой, к которой CRM должна заработать. Без хозяина выходит как обычно: CRM куплена, а менеджеры живут в чатах и таблицах.

Перенос старых клиентов из Excel — отдельная работа со сверкой: дубли, телефоны в разных форматах, один человек в трёх строках. Её удобнее делать после того, как новые заявки уже идут в CRM.

Вопрос 8. Когда вас станет больше

Подумайте на год вперёд: ещё два менеджера, второй филиал, новый канал, отчёт для партнёра. Спросите продавца, сколько будет стоить добавить человека, какие из нужных вам функций лежат на более дорогом тарифе, можно ли самому добавить поле или этап, или это работа программиста. И что станет с данными, если придётся сменить систему (вернитесь к вопросу 6).

Тревожный ответ — «функция есть, но на другом тарифе». Пересчитайте цену по формуле из вопроса 5 для состава «сегодня плюс два человека» и посмотрите, остаётся ли она разумной.

Как на эти вопросы отвечают пять облачных CRM

В таблице пять облачных CRM, которые продаются в ЕС, и то, что их официальные страницы отвечают на вопросы 1, 2, 4 и 5: за что названа цена, как подключён WhatsApp, есть ли русский интерфейс. Отдельно колонка про бесплатный тариф. Это не рейтинг. Данные на 20–21 октября 2026 года, условия меняются, перед оплатой сверяйте. Если страница не отвечает, в ячейке «уточните». Последняя строка — наша Мини-CRM.

Что в таблице легко пропустить. В Kommo помесячной оплаты нет. На странице для Европы Kommo показывает цены и в евро (Base — €22 при оплате на 6 месяцев), но пишет, что евро только для сравнения, а счёт выставляют в долларах. У Pipedrive, Zoho CRM и Bitrix24 цена в таблице действует при оплате за год, помесячно выходит дороже. Pipedrive и Zoho CRM пишут, что НДС добавляют сверху, у остальных проверьте. Про русский интерфейс Pipedrive и Bitrix24 страницы называют только число языков (22 и 18), без списка, поэтому там «уточните». Наши цены указаны без НДС.

Остальное таблица не закрывает, в первую очередь вопросы 3 и 6: где стоит сервер, есть ли договор об обработке данных, что попадает в выгрузку. Это спрашивайте у продавца письменно и проверяйте экспортом на пробной версии, как в вопросе 6.

Пример: когда стандартной воронки мало

Не каждому процессу хватает цепочки «заявка — переговоры — оплата». Одна из наших работ — своя CRM ремонтной фирмы из Варшавы. Интерфейс на польском.

Воронка там длиннее: с сайта приходит заявка, дальше замер, смета, договор, объект. К замеру прикладываются заметки замерщика вроде «санузел 4 м², плитка до потолка, перенос стояка». По ним AI готовит черновик сметы: позиции и объёмы. Офис правит, итог пересчитывается.

Дальше — график бригад на две недели: конфликт дат подсвечивается красным. Закупка материалов берёт позиции из сметы. На странице объекта видны этапы и маржа: смета минус материалы и работа. Фотоотчёты прораб отправляет с телефона лентой, в офисе их можно только смотреть.

Если ваш процесс похож на этот, добавьте к восьми вопросам девятый, к самому себе: где у вас кончается заявка и начинается работа. Когда заявка — только начало, а дальше замеры, сметы и график, у продавца нужно спрашивать другое: можно ли вести всё это в одной карточке. Наша работа — вариант «CRM под ваш процесс»: цену называем после разбора.

Открыть работу и пройти шаги самому

Что сделать сегодня

1. Выпишите каналы заявок и посчитайте людей двумя числами: кто в CRM каждый день, кто раз в неделю.
2. Ответьте письменно на все восемь вопросов, по одной строке. Это ваше задание для любого продавца.
3. Возьмите два-три варианта. В пробной версии каждого заведите десять тестовых клиентов, нажмите экспорт и откройте файл.
4. Попросите письменный расчёт на 12 месяцев для вашего состава и для состава «плюс два человека».
5. Назначьте хозяина CRM и дату, к которой она должна заработать.

Если хотите, сделаем это за вас

Мини-CRM — своя CRM на нашем движке — стоит от €480. Начинаем с созвона о вашем процессе, потом собираем её под него. Вот как она отвечает на восемь вопросов:

Есть в пакете и то, о чём восемь вопросов не спрашивают. В карточке заявки — контакт, источник, история, заметки, ответственный и следующая задача. О каждой новой заявке приходит уведомление в Telegram, а доступы разведены по ролям. Если хотите, AI отвечает на новую заявку (клиент видит пометку, что это AI) и коротко пересказывает её менеджеру. Шаблоны сообщений пишем мы и присылаем вам на проверку. Правки до приёмки входят в цену, ошибки после запуска чиним бесплатно 6 месяцев.

Мини-CRM вам не подойдёт, если заявок немного, а клиентов ведёт один человек: хватит таблицы, платить не за что. Не подойдёт и когда CRM нужна к завтрашнему утру: облачную можно открыть сегодня, а нашу мы собираем после созвона. Много подключений к сторонним сервисам считайте отдельно: у нас каждое из них отдельная работа, и её цену стоит прибавить в формулу из вопроса 5. А если процесс похож на пример с ремонтом, с графиком бригад и закупкой, Мини-CRM для него тесна, и нужна CRM под ваш процесс.

Что входит в Мини-CRM и как мы её собираем

С компаниями из России и Беларуси мы не работаем.

Обсудить задачу

Источники

Проверено 20.10.2026:

• Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), статья 28 — договор с обработчиком данных.
• Регламент (ЕС) 2023/2854 (Data Act), статьи 25 и 50 — договорные условия смены поставщика и дата начала применения.
• About the WhatsApp Business Platform — Cloud API как программный интерфейс Meta для отправки и приёма сообщений в WhatsApp.
• Pricing on the WhatsApp Business Platform — плата за доставленные сообщения от компании, ставка зависит от категории сообщения и страны получателя, сообщения от клиентов не тарифицируются, часть сообщений бесплатна.
• WhatsApp Terms of Service (EEA) — версия от 17.08.2026, раздел о недозволенном доступе и о блокировке аккаунта.

Облачные CRM из таблицы, проверено 21.10.2026:

• Kommo: тарифы — цена, срок оплаты, пробный период, WhatsApp, валюта счёта.
• Kommo: язык интерфейса — шесть языков интерфейса.
• Pipedrive: тарифы — цена за место, пробный период, НДС.
• Pipedrive: customizable CRM — число языков (22).
• Pipedrive: WhatsApp integration — тариф Growth, бета-версия.
• HubSpot Sales Hub: тарифы — Free и Starter.
• HubSpot language offerings — 17 языков интерфейса.
• HubSpot: подключение WhatsApp — какие подписки нужны.
• Zoho CRM: тарифы — цена, бесплатный тариф, НДС.
• Zoho CRM: specifications — 28 языков интерфейса.
• Zoho CRM: WhatsApp for Business — подключение через Meta.
• Bitrix24: тарифы — цена за компанию, бесплатный тариф.
• Bitrix24: главная для Европы — число языков (18).
• Bitrix24: подключение WhatsApp — Twilio, платные тарифы.
• Bitrix24: каналы Contact Center — другие способы подключения.

← Все статьи блога