KPI-Dashboard für kleine Unternehmen: Welche Kennzahlen auf einen Bildschirm gehören
Ein KPI-Dashboard für ein kleines Unternehmen braucht sechs Zahlen: Anfragen, Kosten pro Anfrage, den Anteil der Anfragen, die am Ende bezahlen, Umsatz je Kanal, Kosten pro bezahltem Abschluss und die Auslastung. Sie kommen aus Website, Werbekonto, Kundenliste und Kasse. Solange es zwei Quellen sind und eine Person die Tabelle pflegt, reicht Excel. Sobald sich die Zahlen widersprechen oder der Bericht erst nach der Entscheidung fertig ist, lohnt sich ein Dashboard. Das erste bauen wir in 3 bis 5 Tagen, ab €380.
Sechs Zahlen, jede mit einer Frage dahinter
Eine Zahl gehört auf den Bildschirm, wenn sie eine Entscheidung auslösen kann: mehr Budget, weniger Budget, einen Kurs streichen, ein Angebot nachfassen. Alles andere ist Dekoration.
| Kennzahl | Die Frage dahinter | Woher sie kommt |
|---|---|---|
| Anfragen pro Woche | Melden sich genug Menschen? | Formular, WhatsApp, Telefonliste |
| Kosten pro Anfrage | Was kostet uns eine Anfrage aus Werbung? | Ausgaben im Werbekonto geteilt durch Anfragen |
| Anteil, der bezahlt | Wie viele Anfragen werden zu Aufträgen? | Kundenliste oder CRM |
| Umsatz je Kanal | Welcher Weg bringt tatsächlich Geld? | Kasse oder Rechnungen, dazu die Herkunft des Kunden |
| Kosten pro bezahltem Abschluss | Was kostet ein zahlender Kunde? | Ausgaben geteilt durch Zahlungen aus Werbung |
| Auslastung | Ist die Kapazität gefüllt oder gibt es Leerlauf? | Kalender, Kursplan, Auftragsbuch |
An der vierten und fünften Zahl scheitern die meisten. Das Werbekonto zählt Klicks und Anfragen. Wer davon bezahlt hat, steht dort nicht. So kommt es, dass ein Kanal mit billigen Anfragen kaum Geld bringt, während ein teurerer den größten Umsatz trägt. Ohne Umsatz je Kanal sehen Sie das erst, wenn das Budget weg ist.
Wer Rechnungen schreibt, nimmt als siebte Zahl die offenen Posten dazu. Ein Finanz-Dashboard mit Kostenstellen lohnt erst, wenn diese sechs laufen.
Woher die Zahlen kommen
Vier Stellen reichen für fast alles, was ein kleiner Betrieb wissen will:
- Website: Besucherzähler und Formular. Entscheidend ist, dass jede Anfrage ihre Herkunft mitbringt. Werbelinks bekommen eine Herkunftsmarkierung (UTM), bei Anrufen und WhatsApp-Nachrichten fragen Sie am Ende des Gesprächs, wie der Kunde auf Sie gekommen ist. Das ist unbequem, liefert aber eine Herkunft, die kein Werbekonto kennt. Läuft die Werbung auf eine eigene Landingpage, steckt die Herkunft schon im Link; was so eine Seite kostet, steht in unserem Beitrag Landingpage Kosten 2026.
- Werbekonto: Ausgaben und die Anfragen, die das Konto selbst zählt.
- Kundenliste oder CRM: wer sich gemeldet hat, wer ein Angebot bekam, wer bezahlt hat. Hier entscheidet sich, ob die Zahlen stimmen. Werden Zahlungen von Hand nachgetragen, hinkt die ganze Auswertung hinterher.
- Kasse oder Buchhaltung: die Zahlungseingänge, meist ohne Angabe, woher der Kunde kam.
Die Auslastung kommt aus dem Terminkalender. Buchen Ihre Kunden online, liegt sie ohnehin als Datenquelle vor; wie das aufgebaut wird, steht im Beitrag Online-Terminbuchung für kleine Unternehmen.
Selten fehlen die Daten. Meist zählen fünf Stellen dieselbe Anfrage unterschiedlich: Werbesystem und CRM rechnen eine Anfrage nicht gleich. Schreiben Sie deshalb auf, was bei Ihnen eine Anfrage ist: eine Nachricht mit Kontaktdaten und konkretem Wunsch. Alles darunter ist ein Klick. Dieser eine Satz erspart Ihnen später Diskussionen darüber, welche Zahl stimmt.
Excel reicht, bis eine Grenze erreicht ist
Für den Start ist eine Tabelle völlig in Ordnung: ein Blatt, sechs Spalten, montags eine neue Zeile. Das kostet nichts und zwingt Sie, jede Kennzahl sauber zu definieren. Wer ein KPI-Dashboard in Excel baut, hat nach einem Monat gelernt, welche Zahlen er wirklich braucht. Das bleibt, auch wenn die Tabelle später ersetzt wird.
Die Grenze ist erreicht, wenn eines davon zutrifft:
- Die Zahlen stammen aus drei oder mehr Quellen und werden von Hand kopiert.
- Zwei Personen nennen für dieselbe Woche zwei verschiedene Zahlen.
- Der Bericht ist erst fertig, wenn die Entscheidung schon gefallen ist.
- Sie möchten unterwegs auf dem Handy nachsehen oder eine Nachricht bekommen, wenn die Kosten pro Anfrage steigen.
Ein digitales Dashboard ersetzt dann das Abtippen: Die Quellen sind angebunden, die Formeln einmal festgelegt, der Bildschirm zeigt den Stand von heute. Wer die Anbindungen selbst bauen mag, kann das tun. Wir kommen ins Spiel, wenn die Zeit dafür fehlt.
So sieht es in einem Fitnessstudio aus
Ein Fitnessstudio hat andere Engpässe als ein Handwerksbetrieb: Es geht um leere Slots, nicht um volle Auftragsbücher. Für Schwungwerk, ein Studio in Düsseldorf, haben wir die Liste von oben entsprechend umgebaut. Das Dashboard ist auf Deutsch.
Auf dem Bildschirm liegt:
- die Auslastung als Raster aus Raum und Uhrzeit, halbleere Slots sind farbig hervorgehoben. Dienstag 19:00 ist ausgebucht, Donnerstag 10:00 nur zu 28 % belegt;
- die Probetrainings und die daraus entstandenen Abos je Werbekanal, dazu der Preis pro Abo je Kanal;
- eine Ausgabenregel: Sie legen das Tageslimit fest. Wird ein Tag teurer, kommt eine Nachricht mit den Schaltflächen „Stoppen“ und „Behalten“, und Ihre Entscheidung landet im Journal. Die Werbung hält nie von allein an;
- ein Wochenfazit der KI mit drei Aussagen, zum Beispiel: Dienstag 19:00 ist überfüllt, Donnerstag 10:00 leer, also Probetrainings dorthin verschieben;
- eine Liste der Mitglieder, die seit drei Wochen nicht mehr da waren, zum Durchtelefonieren;
- eine Umschaltung zwischen Woche und Monat.
Die sechs Zahlen aus der Tabelle stecken auch hier drin, nur an das Studio angepasst: Abos statt Aufträge, Auslastung der Kurse statt Auftragsbestand. Die Liste ist ein Raster, kein Rezept. Das Schwungwerk-Dashboard können Sie selbst durchklicken, weitere Arbeiten finden Sie in der Galerie.
Drei Fehler, die sich leicht vermeiden lassen
Zu viele Kacheln. Zwanzig Kennzahlen sehen nach Kontrolle aus, nach drei Wochen schaut niemand mehr hin. Sieben sind das Maximum, sechs meistens genug.
Der Durchschnitt über alle Kanäle. Er versteckt, dass ein Kanal Geld verbrennt und ein anderer alles trägt. Rechnen Sie immer je Kanal.
Eine Berechnung, die nur im Kopf eines Mitarbeiters existiert. Kündigt er oder ist er im Urlaub, weiß niemand mehr, wie die Zahl entsteht. Halten Sie schriftlich fest, was in jede Kennzahl hineingerechnet wird und woher die Zahl kommt.
Was Sie heute tun können
- Schreiben Sie drei Entscheidungen auf, die Sie in den nächsten Wochen anhand von Zahlen treffen wollen: mehr Werbung, weniger Werbung, ein Angebot streichen.
- Wählen Sie zu jeder Entscheidung eine Kennzahl aus der Tabelle oben und notieren Sie, wo die Zahl heute liegt.
- Legen Sie fest, was bei Ihnen eine Anfrage ist, und halten Sie ab sofort bei jeder die Herkunft fest.
- Setzen Sie für den letzten Monat Ausgaben und Zahlungen je Kanal nebeneinander und rechnen Sie die Kosten pro bezahltem Abschluss in Excel aus.
- Notieren Sie, an welcher Stelle die Rechnung nicht aufgeht. Dort sitzt das eigentliche Problem.
Wenn Sie möchten, bauen wir es für Sie
Dashboard und Auto-Reports kosten bei uns ab €380, zuzüglich MwSt. Jedes Dashboard entsteht für Ihre Kennzahlen und Ihre Quellen, nicht von der Stange. Im Preis sind enthalten:
- ein Gespräch vor dem Start: Welche Entscheidungen treffen Sie anhand der Zahlen?
- die Anbindung Ihrer Quellen: Werbekonten, CRM, Kasse, Google-Tabellen oder Excel;
- die Berechnung der Kennzahlen, schriftlich beschrieben, und ein Abgleich mit Ihren Systemen bei der Abnahme;
- Auto-Reports auf WhatsApp zu der Uhrzeit, die Ihnen passt, und Benachrichtigungen, etwa wenn die Kosten pro Anfrage steigen;
- Besucherzähler und Werbe-Pixel, falls es sie noch nicht gibt;
- Zugang für Ihr Team per Link oder Passwort, jederzeit widerrufbar;
- eine kurze Anleitung, wie man den Bildschirm liest;
- Korrekturen bis zur Abnahme kostenlos, Fehler nach dem Start 6 Monate lang kostenlos.
Die Daten und Zugänge gehören Ihnen. Das Dashboard schaltet nichts ein und ändert nichts an Ihrer Werbung, die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Bezahlt wird 50/50, die zweite Hälfte nach der Abnahme. Der Preis ist niedrig, weil unsere erfahrenen Spezialisten mit KI-Werkzeugen schneller arbeiten.
Der Einstieg ist ein kostenloses Gespräch von 15 Minuten per Video oder in WhatsApp. Sie sagen, welche Zahlen Sie heute von Hand zusammentragen, wir nennen Termin und Preis schriftlich vor dem Start. Wir antworten innerhalb einer Stunde zu den Geschäftszeiten. Mehr zum Ablauf finden Sie auf der Seite Dashboards und Analysen mit KI.
Quellen
- Dashboards und Analysen mit KI: Leistungsumfang, Ablauf und Preis, geprüft am 30.10.2026
- Schwungwerk: Arbeit von DELKIND, Demodaten, geprüft am 30.10.2026
Externe Zahlen und Marktdurchschnitte verwenden wir in diesem Beitrag nicht. Die Aussagen zu Kennzahlen und Datenquellen beruhen auf unserer eigenen Arbeit mit Dashboards.