CRM gratis: qué incluyen las versiones gratuitas y en qué momento empiezan a costarte
Un CRM gratis existe y, para empezar, puede bastar. HubSpot, Zoho y Bitrix24 tienen un plan gratuito, pero con techo: entre uno y tres usuarios, mil contactos en HubSpot, un único embudo en Bitrix24. Cuando el equipo crece, o cuando quieres que el CRM haga algo más que guardar fichas, "gratis" se convierte en un precio por persona y por mes. Abajo tienes lo que dice cada página oficial (consultadas en octubre de 2026), los sitios donde suele aparecer la factura y el momento en que sale a cuenta pagar una sola vez por un CRM propio.
Qué incluyen los planes gratuitos hoy
Hemos tomado tres CRM conocidos que ofrecen plan gratuito: HubSpot, Zoho y Bitrix24. La tabla recoge lo que ponen sus páginas de precios, sin interpretar.
| Servicio | Usuarios | Límites que indica la página | Primer escalón de pago |
|---|---|---|---|
| HubSpot CRM | hasta 2 | 1.000 contactos; 2.000 envíos de email al mes, con la marca de HubSpot | por puesto; precios en dólares, sujetos a los impuestos aplicables |
| Zoho CRM | 3 | 5.000 llamadas a la API al día; exportación gratuita «hasta 10 veces»; la página no indica tope de registros | por usuario y mes; la página permite elegir la moneda |
| Bitrix24 | 1–2 | 5 GB de almacenamiento; CRM básico (tratos y contactos); un embudo de ventas | US$ 69 al mes por organización, facturado mensualmente, con 5 usuarios incluidos |
¿HubSpot es gratis? El CRM, sí, y sin límite de tiempo. Zoho anuncia lo mismo para sus 3 usuarios. Lo que ninguno regala es el techo.
Fíjate en que el límite que más se nota no es el de contactos, es el de personas. Mil contactos le duran bastante a una consulta o a una empresa de reformas. Tres usuarios se acaban el día que contratas al cuarto comercial.
Dónde "gratis" empieza a costar
Estos son los puntos que conviene mirar antes de cargar datos:
- Una persona más. Con tope de 2 usuarios en HubSpot, 3 en Zoho y 1–2 en Bitrix24, el tercer o cuarto comercial te lleva al plan de pago. El suplente que cubre las vacaciones también necesita su acceso.
- Correos con marca ajena. Los 2.000 envíos mensuales del plan gratuito de HubSpot salen con la marca de HubSpot. Si escribes a clientes, mira cómo queda un correo real.
- Moneda e impuestos. HubSpot y Bitrix24 muestran precios en dólares y HubSpot avisa de que el precio está sujeto a los impuestos aplicables. Para presupuestar en euros hay que contar también el cambio.
- Sacar tus datos. Zoho anuncia la exportación gratuita «hasta 10 veces». Probablemente te sobre, pero antes de volcar dos años de clientes haz una exportación de prueba y ábrela en Excel.
- WhatsApp, llamadas, Instagram. En las páginas de precios que hemos revisado no queda claro qué canales entran en el plan gratuito. Pregúntalo al servicio antes de montar nada, y pide la respuesta por escrito.
Queda un coste que ninguna tabla enseña: tu tiempo. Alguien tiene que definir las etapas, importar los contactos y conseguir que los comerciales dejen de apuntar en los chats. Pasa con el plan gratuito igual que con el de pago.
Cuándo basta con el plan gratuito
Si una o dos personas llevan las solicitudes, tienes menos de mil contactos y un embudo sencillo (nueva, en curso, cerrada), el plan gratuito de HubSpot o de Zoho te sirve. Es la salida razonable si vienes de una hoja de cálculo y solo quieres dejar de perder mensajes. En ese caso no hacemos falta, y no te vamos a decir lo contrario.
Si aún estás en Excel, empieza por mirar hasta dónde llega una hoja de cálculo como CRM. A veces la hoja aguanta un año más y a veces ya no.
Tampoco hay un mejor CRM gratis para todos. El mejor es el que tu equipo abre cada mañana sin que nadie se lo recuerde. Una herramienta con cien funciones que nadie toca pierde contra un tablero de cuatro columnas que se usa.
Qué cambia con un CRM propio
Nuestra Mini-CRM no es gratis: cuesta desde €480, y se paga una sola vez. No hay cuota mensual ni pago por empleado. El servidor lo ponemos a tu nombre y lo pagas directamente; el mantenimiento es opcional. Los datos y los accesos son tuyos, y puedes exportarlos a una hoja de cálculo cuando quieras.
La cuenta es sencilla. Al principio gastas más que con un plan gratuito. A partir de cierto tamaño de equipo, o cuando necesitas que el CRM encaje con tu manera de trabajar, deja de haber un recibo que crece con cada persona nueva. Si eres uno o dos y no necesitas nada especial, quédate con el gratuito.
Un CRM de uso general parte de contactos, tratos y etapas. Hay oficios donde eso es solo la mitad del trabajo. El que mostramos aquí es el CRM de Fleetglanz, una empresa de limpieza de Hamburgo, y gira alrededor de otras cosas:
- El cliente escribe con sus palabras («piso de 3 habitaciones, 78 m², ventanas y balcón, el viernes por la mañana») y la IA rellena el tipo de limpieza, los metros, los extras y la fecha. El precio y el tiempo de trabajo se calculan al momento, y cada campo se puede corregir.
- Las brigadas tienen un calendario semanal: el pedido se arrastra a una brigada y a una hora.
- Las limpiezas periódicas (cada semana o cada dos) crean solas los pedidos futuros.
- La ficha del cliente guarda la dirección, las llaves, los deseos del cliente y el historial.
- La brigada marca una lista de comprobación y, al cerrar el servicio, sale la petición de reseña.
En un CRM de uso general, buena parte de esto lo tendrías que montar tú; antes de decidir, comprueba qué trae cada servicio de serie. Puedes abrir el trabajo completo y probarlo.
Qué hacer hoy
- Cuenta cuántas personas tocarán el CRM dentro de doce meses, con suplentes. Si son más de dos o tres, el plan gratuito te durará lo que dure tu equipo actual.
- Apunta por qué canales llegan tus solicitudes: web, WhatsApp, llamadas, Instagram. Pregunta a cada servicio cuáles entran gratis y cuáles no.
- Antes de cargar todo, importa cincuenta contactos de prueba y exporta el resultado. Si no sabes salir, no entres.
- Calcula el coste a doce meses de un plan de pago: número de puestos × precio mensual × 12, más el cambio de moneda. Compáralo con un pago único.
- Decide qué datos de clientes vas a guardar y para qué. Te lo contamos en CRM y marketing: qué datos guardar.
Si quieres, lo hacemos por ti
Hacemos una Mini-CRM propia para tu proceso, desde €480, entre 2 y 4 semanas. En el precio entra:
- una llamada para entender cómo llega tu solicitud hasta el pago, y un embudo con las etapas y los campos de tu trabajo;
- el formulario de tu web y WhatsApp conectados al CRM, cada solicitud en su ficha, y un aviso por WhatsApp de cada nueva;
- roles y accesos: el responsable lo ve todo y cada comercial, lo suyo;
- la IA responde al cliente ante una solicitud nueva y se la resume al comercial; el cliente ve que responde una IA;
- la migración de tus clientes desde Excel o Google Sheets, revisada contigo antes del lanzamiento;
- las plantillas de mensajes, que escribimos nosotros y te enviamos para revisar, y la formación de tu equipo;
- correcciones gratis hasta la aceptación y 6 meses de arreglo de errores sin coste.
Fijamos el precio y el plazo por escrito antes de empezar. Pagas la mitad al confirmar y la otra mitad tras la aceptación. Instagram, llamadas o correo se conectan aparte, solo por vías oficiales, y el precio se acuerda antes. El precio es más bajo porque nuestros especialistas, con experiencia, trabajan más rápido con herramientas de IA.
Si quieres ver cómo es, mira el CRM con IA que montamos para tu proceso.
Fuentes
- HubSpot: precios del CRM gratuito, consultado en octubre de 2026.
- Zoho CRM: precios y plan gratuito, consultado en octubre de 2026.
- Bitrix24: precios, consultado en octubre de 2026.