Excel, Notion, Airtable ou CRM : quand quitter le tableur pour suivre vos clients
Un CRM sur Excel, ça existe et ça marche, tant que vous êtes seul à y écrire et que vos clients se comptent sans calculette. Le tableur cesse de suffire le jour où une deuxième personne s’y met, où une relance passe à la trappe ou où vous ne savez plus ce que vous avez promis à quelqu’un. Ce jour-là, il vous faut un CRM : un outil où chaque client a une fiche, avec son historique, un responsable et une prochaine action. Si le sigle ne vous dit encore rien, nous l’expliquons dans un autre article.
Quand un tableur suffit très bien
Un tableur est un bon point de départ. Si vous travaillez seul, que vous suivez peu de clients et qu’aucune relance ne dépend d’une date, un fichier Excel ou Google Sheets fait l’affaire, et rien ne vous oblige à payer quoi que ce soit. Un fichier client bien tenu vaut mieux qu’un CRM que personne n’ouvre.
Notion et Airtable occupent une place à part. Vous pouvez y monter vous-même un suivi de clients à votre goût, et certains y prennent plaisir. Comptez alors le temps d’entretien : vous devenez l’administrateur de votre propre système, et le jour où vous êtes absent, personne d’autre ne sait où se trouve quoi.
| Votre situation | Ce qui suffit en général |
|---|---|
| Vous seul, quelques clients, aucune relance à date fixe | Un tableur : Excel ou Google Sheets |
| Vous seul ou à deux, vous aimez construire et vous avez du temps pour l’entretien | Notion ou Airtable |
| Vos affaires avancent par étapes que vous voulez voir d’un coup d’œil | Un tableau de cartes à la Trello, à condition de savoir où vous gardez l’historique des échanges |
| Deux personnes ou plus, des demandes par WhatsApp, Instagram, téléphone et site, des relances à date | Un CRM |
Six signes qu’il est temps de passer à un CRM
Un seul de ces signes, on s’en arrange. À trois, il faut se poser la question.
- Les doublons. « Claire Dubois », « Dubois C. » et « Mme Dubois » sont la même cliente, avec trois numéros dont un seul est à jour.
- Les relances oubliées. La date de rappel est écrite dans la colonne « Remarques », entre deux autres choses, et personne ne trie cette colonne.
- Deux personnes, un fichier. Soit chacun garde sa copie et, le vendredi, on recolle les morceaux à la main ; soit on écrit dans le même fichier et chacun remplit les colonnes à sa façon : « RDV jeudi », « jeudi ok », « 12/11 ? ».
- Pas d’historique. Quel prix avez-vous annoncé il y a un mois, et par quel canal ? La réponse est dans un fil WhatsApp, dans un message vocal ou dans la tête d’un collègue en congé.
- Les demandes arrivent partout. Formulaire du site, WhatsApp, messages Instagram, appels manqués : quelqu’un recopie tout cela dans le tableur, quand il y pense.
- Personne ne sait où en est une affaire. À la question « on en est où avec ce client ? », la réponse commence par « attends, je regarde ».
Les colonnes à garder dès aujourd’hui
Fichier client, fiche client ou dossier client dans Excel : le nom change, le principe reste le même, une ligne par client. Que vous restiez sur le tableur encore un an ou que vous prépariez la suite, un fichier bien rangé se reprend sans douleur. Une cellule « divers » où tout se mélange, en revanche, se paie le jour de l’import.
| Colonne | Ce qu’on y met |
|---|---|
| Nom | Prénom et nom dans deux colonnes, écrits toujours de la même façon |
| Téléphone ou WhatsApp | Au format international, avec l’indicatif du pays |
| Origine | Site, WhatsApp, Instagram, bouche-à-oreille, choisie dans une liste |
| Date de la première demande | Une vraie date, pas « hier » |
| Besoin | Une phrase, avec les mots du client |
| Étape | Nouvelle, en discussion, devis envoyé, gagnée, perdue : une liste déroulante |
| Responsable | Un prénom, jamais « l’équipe » |
| Prochaine action | Un verbe et un objet : « rappeler pour confirmer le devis » |
| Date de la prochaine action | Une vraie date : c’est la colonne que l’on trie chaque matin |
Deux règles font le reste. Une ligne égale un client, sans cellules fusionnées. Et personne ne ferme le fichier sans avoir rempli la date de la prochaine action. Cette habitude, un CRM vous la demandera de toute façon.
Ce qu’un CRM change, l’exemple d’une société de nettoyage
Prenons une entreprise de nettoyage à Hambourg, dont les clients écrivent pour décrire ce qu’ils veulent. Un message arrive sur WhatsApp : « 3 pièces, 78 m², fenêtres et balcon, vendredi matin ». Avec un tableur, quelqu’un lit, calcule le prix de tête et recopie le tout dans une ligne. Dans la réalisation ci-dessous, l’IA lit le message et remplit la fiche : type de nettoyage, surface, options, date souhaitée. Le prix et la durée de l’intervention sortent aussitôt. Les champs remplis portent la mention IA et restent modifiables ; si le client n’a pas donné la surface, le champ reste vide avec un rappel de la demander.
Le reste suit la même logique. Dans le planning de la semaine, on glisse la commande sur une équipe et un créneau. Un nettoyage hebdomadaire ou toutes les deux semaines crée seul les rendez-vous suivants, et si un créneau est pris, le rendez-vous passe au prochain libre. La fiche du client garde l’adresse, les clés, les souhaits et l’historique. Sur place, l’équipe coche sa liste de contrôle, et le bouton « terminé » déclenche une demande d’avis. Vous pouvez ouvrir cette réalisation et l’essayer ; l’interface est en allemand.
Rien d’exotique là-dedans. Chacune de ces fonctions demande pourtant, dans un tableur, un onglet de plus, une colonne de plus ou quelqu’un qui y pense.
Que penser des CRM gratuits
Des éditeurs de CRM en ligne proposent une version gratuite. Pour tester l’idée d’une fiche par client avec historique, c’est une bonne façon de voir si votre équipe joue le jeu. Avant de vous engager, lisez sur la page de l’éditeur les limites de cette version (nombre d’utilisateurs, de contacts, fonctions incluses) : nous ne les avons pas relevées ici, et elles peuvent changer.
La configuration vous revient : nous ne paramétrons pas les CRM d’autres éditeurs, ce n’est pas notre métier. Quant à un « CRM Google Sheets » monté à la main, il reste un tableur, avec les six signes ci-dessus.
Ce que vous pouvez faire dès aujourd’hui
- Comptez les doublons et les cases vides dans votre fichier actuel. Le chiffre vous dira si le problème est réel ou seulement ressenti.
- Ajoutez, s’ils manquent, les trois colonnes Étape, Prochaine action et Date de la prochaine action.
- Triez par cette date chaque matin et traitez ce qui est échu. Dix minutes suffisent.
- Écrivez noir sur blanc d’où viennent vos demandes (site, WhatsApp, Instagram, appels) et qui les reçoit. Cette liste sera de toute façon le premier document d’un projet de CRM.
- La prochaine fois qu’une relance est oubliée, notez la date, le client et la cause. Après deux ou trois notes, vous saurez si un CRM règle ces cas.
Si vous voulez, nous le faisons à votre place
Notre Mini-CRM coûte à partir de €480, hors TVA. Dans ce prix :
- un appel gratuit pour comprendre le chemin d’une demande jusqu’au paiement, puis des étapes et des champs à la mesure de votre façon de travailler ;
- le formulaire de votre site et WhatsApp branchés : chaque demande arrive sous forme de fiche, avec le contact, la source, l’historique, les notes, le responsable et la prochaine tâche ;
- un message WhatsApp pour vous et vos commerciaux à chaque nouvelle demande, avec des rôles et des accès ;
- une IA qui répond au client sur une nouvelle demande, avec la mention qu’il s’agit d’une IA, et qui en fait un résumé pour le commercial ;
- la reprise de vos clients depuis Excel ou Google Sheets, vérifiée avec vous avant le lancement ;
- les modèles de messages, que nous rédigeons et vous envoyons à relire, et la formation de vos commerciaux ;
- l’export vers un tableur à tout moment : les données et les accès vous appartiennent.
Pas d’abonnement ni de paiement par collaborateur : le serveur est à votre nom et vous le réglez directement. Les retouches sont gratuites jusqu’à la validation, et nous corrigeons gratuitement les erreurs pendant six mois après le lancement. Comptez deux à quatre semaines. Le prix et le délai sont fixés par écrit avant le début, et la seconde moitié du paiement arrive après la validation. Nous tenons ce prix parce que nos spécialistes expérimentés travaillent plus vite avec des outils d’IA. Instagram, les appels et les e-mails se branchent à part, uniquement par les moyens officiels, avec un prix annoncé avant le début.
Laissez-nous votre numéro de téléphone ou écrivez-nous sur WhatsApp : nous répondons dans l’heure, pendant les heures ouvrées. Le détail de ce que nous construisons est sur la page CRM avec IA pour votre processus.
Sources
- Page CRM de DELKIND : contenu de l’offre Mini-CRM, vérifié le 30 octobre 2026.
- Réalisation Fleetglanz, CRM pour une société de nettoyage : mécaniques décrites dans l’exemple, d’après la fiche de la réalisation.
- Cet article ne cite aucune statistique ni aucun prix d’un autre éditeur ; pour les CRM gratuits, les conditions sont à lire chez chaque éditeur.