Воронка продажів для малого бізнесу: етапи на прикладі послуги і де в ній губляться заявки
Воронка продажів — це шлях заявки від першого повідомлення до оплати, розкладений на етапи, з кількістю людей на кожному. Для послуги вистачає шести етапів: заявка, контакт, розрахунок, пропозиція, оплата, робота. Сама схема нічого не дає: користь у тому, що видно, де заявки застрягають і хто відповідає за цей етап. Починати можна сьогодні в звичайній таблиці, а коли каналів побільшає, воронку переносять у CRM.
Що таке воронка продажів і як вона працює
Класичну воронку продажів малюють трикутником, що звужується донизу: нагорі багато людей, унизу мало. Маркетингова воронка продажів описує верхню частину, тобто звідки беруться люди: реклама, пошук, рекомендації. Для невеликої фірми корисніша нижня частина, та, що починається, коли людина вже написала або зателефонувала. Про неї й говоримо далі.
Як працює воронка продажів, найлегше показати на людях. Умовний тиждень: прийшло одинадцять заявок, відповіли дев'ятьом, до конкретної цифри дійшли шестеро, пропозицію надіслали п'ятьом, заплатили двоє. Числа вигадані, читайте їх як приклад. Нормативів на кшталт «на етапі пропозиції має відпасти стільки-то» ми не наводимо. У вашої послуги вони свої, і чогось варті лише ваші числа, зібрані за місяць-два.
Шість етапів воронки продажів на прикладі послуги
Візьмімо звичайну послугу: клієнт пише, ви рахуєте вартість, надсилаєте пропозицію й беретеся за роботу після авансу. Етапи тоді такі.
| Етап | Що рахуємо | Де губиться |
|---|---|---|
| 1. Заявка | Скільки прийшло за тиждень і звідки: сайт, WhatsApp, Instagram, дзвінок | Повідомлення в директі, яке ніхто не вніс у список; пропущений дзвінок без запису |
| 2. Контакт | Скільки заявок отримали першу відповідь і через скільки годин | Написали ввечері, відповіли через дві доби; відповів один менеджер, а клієнт уже спілкується з іншим |
| 3. Розрахунок | Скільки заявок дійшли до конкретної цифри або плану | «Зараз порахую» і тиша; бракує одного уточнення, а питати вдруге незручно |
| 4. Пропозиція | Скільки пропозицій надіслано і скільки з них без відповіді довше трьох днів | Після відправки ніхто не нагадує, а «подумаю» ніхто не записав як «передзвонити в четвер» |
| 5. Оплата | Скільки погодили на словах і скільки справді внесли аванс | Домовилися усно, рахунок виставили через тиждень, клієнт охолонув |
| 6. Робота | Скільки в роботі і чи видно прострочення | Термін пообіцяли, але ніхто не бачить, що він минає; клієнт сам пише «а коли?» |
Заявка часто губиться не через клієнта, а через наступний крок. Вона лежить, бо ніхто не записав, чия вона й що з нею робити далі. Звідси проста вимога до кожного рядка воронки: ім'я відповідального і дата наступної дії.
Є ще два статуси, які нічого не коштують. Перший — «відмова» з причиною: дорого, обрали іншого, передумав, не відповідає. За місяць цей список скаже про вашу пропозицію більше, ніж будь-яка порада з інтернету. Другий — «ще не зараз», для тих, хто сказав: напишіть за пів року. Без нього такі люди зникають зі списку, хоча повернутися можуть.
Як накреслити воронку в таблиці
Вистачить одного аркуша. Правила, які ми б не пропускали:
- Одна заявка — один рядок. Колонки: дата, звідки прийшла, ім'я, етап, відповідальний, наступний крок, до якої дати.
- Етап обирають зі списку, а не вписують руками. Інакше за тиждень у колонці стоятимуть «в роботі», «вроботі» і «працюємо», і порахувати нічого не вийде.
- Заявка, що п'ять днів стоїть на одному етапі без наступного кроку з датою, або забута, або мертва. Забуту повертають у роботу того ж дня, мертву переносять у «відмову» з причиною. П'ять днів — наш орієнтир, для вашої послуги поріг може бути іншим.
- У п'ятницю підрахунок: скільки заявок на кожному етапі, скільки прийшло за тиждень, скільки перейшло далі. Це хвилин десять.
Коли таблиці достатньо, а коли вже ні, ми розбирали окремо: CRM в Excel чи Google Таблицях: коли досить, а коли ні.
Приклад: агентство нерухомості, де підбірку готує система
Klucz Estate — агентство нерухомості в Колобжегу, одна з наших робіт у портфоліо. Сайт польською. Шлях заявки в ньому такий.
Клієнт заповнює форму: район, кількість кімнат, бюджет у злотих, коли треба вселитися. Це етап «заявка», і дані одразу лежать по полях. Далі система сама шукає в базі об'єктів, складає рейтинг і збирає підбірку з п'яти об'єктів із фото. До кожного AI пише рядок «чому підходить» і супровідний лист; радник агентства відкриває готове, править, що хоче, і надсилає. Так «контакт», «розрахунок» і «пропозиція» зливаються в один крок: людина отримує підбірку після перевірки радником, без етапу «зараз підберу».
Найцікавіше, що буде з тим, кому поки нічого не підійшло. У таблиці з шести етапів такий рядок зазвичай забувають. Тут запит лишається в базі, і коли з'являється новий об'єкт, його порівнюють зі збереженими запитами й досилають лише тим, кому він підходить. У листі є відписка одним кліком, а журнал розсилок показує, що, кому й коли надіслано.
Тобто до воронки додається ще й рух назад: із «ще не зараз» знову в «пропозицію». Для цього й потрібен окремий статус із датою, коли ви до людини повертаєтеся.
Для CRM у нас є схоже розширення, «Автоматизація з AI»: ланцюжок після заявки, де AI розбирає її, ставить завдання менеджеру, пише клієнтові й оновлює облік. Ціну розширення називаємо до початку роботи.
Коли воронку пора переносити в CRM
Таблиця витримує, доки заявки йдуть з одного-двох каналів і ведуть їх одна-дві людини. Пора переносити, коли заявки приходять із сайту, WhatsApp, Instagram і дзвінків одразу, коли менеджер пішов у відпустку, а його листування з клієнтами ніхто не бачить, і коли на питання «на якому етапі угода з Іваном?» відповідають «треба глянути в чаті».
У CRM та сама воронка, тільки частину роботи за вас робить система. Етапи стають колонками дошки. У картці є контакт, джерело, історія, відповідальний і наступне завдання. Про нову заявку приходить повідомлення, і вносити її руками не треба. Менше ручних кроків — менше місць, де можна забути.
Готову CRM за підпискою можна взяти й налаштувати самостійно: шість етапів із таблиці переносяться в неї без змін. Ми такі системи не налаштовуємо, робимо власну Міні-CRM під ваш процес.
Що зробити сьогодні
- Випишіть етапи на аркуші: візьміть шість із таблиці вище, викресліть зайві, решту назвіть своїми словами.
- Зберіть заявки за останній місяць з усіх місць, а це директ, WhatsApp, пошта, записи дзвінків, в одну таблицю: дата, звідки, ім'я, етап.
- Навпроти кожної поставте наступний крок і дату. Де ставити нічого, там «відмова» й причина.
- Призначте відповідального за кожен етап: конкретну людину з іменем і прізвищем.
- У п'ятницю порахуйте заявки на кожному етапі й запишіть. Через місяць у вас буде перша власна воронка зі своїми числами.
Якщо хочете, зробимо це за вас
Міні-CRM — від €480. Це власна CRM на нашому рушії, зібрана під ваш процес. Починаємо з безкоштовного розбору на 15 хвилин: як заявка доходить у вас до оплати, звідки приходить, хто її веде й де губиться. З нього будуємо воронку. У ціну вже входить:
- воронка під ваш процес: назви етапів і поля підбираємо під вашу роботу;
- форма вашого сайту й WhatsApp відправляють заявки в CRM самі, і кожна з'являється карткою з контактом, джерелом, історією, нотатками, відповідальним та наступним завданням;
- повідомлення у WhatsApp про кожну нову заявку;
- ролі й доступи: керівник бачить усе, менеджер свої заявки;
- AI відповідає клієнтові на нову заявку й коротко переказує її менеджерові, клієнт бачить позначку, що відповідає AI;
- перенесення клієнтів з Excel чи Google Таблиць зі звіркою до запуску;
- шаблони повідомлень і автовідповіді пишемо ми й надсилаємо вам на перевірку;
- навчання менеджерів на ваших заявках;
- експорт у таблицю будь-коли, дані й доступи ваші.
Підписки й оплати за кожного співробітника немає. Правки безкоштовні до приймання, а помилки після запуску виправляємо безкоштовно 6 місяців. Термін 2–4 тижні, оплата 50/50, друга половина після приймання. Сервер оформлюємо на вас, оплачуєте його напряму. Наші досвідчені спеціалісти працюють швидше з AI-інструментами, тому ціна нижча. Ціни без ПДВ.
Докладніше про склад і порядок роботи на сторінці Міні-CRM під ваш процес.
Джерела
- Міні-CRM: склад, терміни й умови, перевірено 30.10.2026.
- Klucz Estate: підбір об'єктів і досилання нових, перевірено 30.10.2026.