CRM für Handwerker: Wie Anfragen und Angebote nicht mehr liegen bleiben
Ein CRM für Handwerker muss nicht viel können. Es muss jede Anfrage an einer Stelle sammeln, bei jedem Angebot festhalten, wer sich wann wieder meldet, und die Kundendaten so ablegen, dass auch ein Kollege sie findet. Solange Sie allein arbeiten und eine Handvoll Anfragen im Monat haben, reicht ein Heft. Kippen tut es meist dann, wenn Büro, Baustelle und Telefon von verschiedenen Personen bedient werden. Unten steht, woran Sie das merken, was ein schlankes CRM für den Handwerksbetrieb können sollte und wie unser Mini-CRM aufgebaut ist.
Woran Notizblock und Tabelle scheitern
Der Notizblock im Transporter ist ein gutes System, bis die Kanäle mehr werden. Der Kunde ruft an, während Sie auf dem Dach stehen. Eine Stunde später kommt dieselbe Frage per WhatsApp, abends eine Sprachnachricht, am Wochenende eine Direktnachricht auf Instagram. Vier Nachrichten, ein Kunde – und im Block steht ein Vorname ohne Nummer.
Die Tabelle fängt das nur zur Hälfte auf. Einer legt sie an, drei pflegen sie, und nach einem Monat stehen „Meier“, „Meier Bad“ und „Fam. Meier“ in drei Zeilen. Der Status heißt mal „offen“, mal „Angebot raus“, mal steht dort ein Fragezeichen. Wer sich kümmert, steht nirgends.
Die Stellen, an denen es in der Praxis reißt, sind fast immer dieselben:
- Zwei Personen nehmen Anfragen an, und keiner weiß, was der andere zugesagt hat.
- Das Angebot ist raus, aber niemand hat sich einen Tag zum Nachfassen notiert.
- Der Chef ist im Urlaub, und die Nachrichten auf seinem Handy liest keiner.
- Der Kunde vom letzten Jahr ruft an, und niemand findet, was bei ihm gemacht wurde.
Das ist selten eine Frage der Disziplin. Ein Block hat keinen festen Platz für „wer ist dran“, und in einer Tabelle füllt jeder die Spalten anders aus.
Wer allein arbeitet und zehn Anfragen im Monat bekommt, braucht kein CRM. Ein Heft mit einer festen Regel genügt: eine Zeile pro Anfrage, mit Datum und nächstem Schritt. Ab wann es sich lohnt, lässt sich nicht an einer Zahl festmachen. Ein guter Hinweis ist, dass Sie mindestens einmal einen Auftrag verloren haben, weil sich nach dem Angebot niemand mehr gemeldet hat.
Der Weg einer Anfrage
Bevor Sie über Software nachdenken, schreiben Sie den Weg einer Anfrage auf. Bei einem Betrieb, der Bäder saniert, könnte er so aussehen. Die Namen der Phasen und Felder passen wir später an Ihre Arbeit an.
| Phase | Was festgehalten wird | Woran es sonst hängt |
|---|---|---|
| Neue Anfrage | Kanal, Name, Telefon, worum es geht | Die Nummer steckt in einer Sprachnachricht |
| Termin vor Ort | Datum, wer hinfährt, Notizen | Der Termin steht nur im Kalender des Meisters |
| Angebot raus | Datum, nächster Kontakt | Niemand weiß, wann nachgefasst wird |
| Nachfassen | Antwort des Kunden, nächste Aufgabe | Das Angebot liegt unbeantwortet im Postfach |
| Auftrag oder Absage | Ergebnis, bei Absage der Grund | Die Absage wird nirgends vermerkt |
| Erledigt | Was gemacht wurde, Wünsche für das nächste Mal | Beim nächsten Anruf fängt alles von vorn an |
Aufgeschrieben ist das in zehn Minuten. Der Gewinn steckt in zwei Dingen: Jede Karte hat einen Verantwortlichen und eine nächste Aufgabe. Die Anfrage, bei der beides fehlt, ist die, die liegen bleibt.
Was ein schlankes CRM fürs Handwerk können sollte
Hier geht es nur um den Teil vor dem Auftrag, von der ersten Nachricht bis zur Zusage. Rechnungen und Aufmaß bleiben dort, wo sie heute entstehen. Eine Anbindung der Buchhaltung ist ein eigenes Szenario und wird vorher einzeln besprochen. Wer nach CRM-Software für das Handwerk sucht, sollte zuerst klären, welchen Teil davon er überhaupt braucht.
- Anfragen kommen von selbst an: Das Formular Ihrer Website und WhatsApp legen eine Karte an, niemand tippt etwas ab.
- Die Karte zeigt Kontakt, Quelle, Gesprächsverlauf, Notizen, Verantwortlichen und nächste Aufgabe an einem Ort.
- Bei jeder neuen Anfrage kommt eine Nachricht auf WhatsApp, auch wenn Sie gerade auf dem Gerüst stehen.
- Die Leitung sieht alles, ein Mitarbeiter nur seine eigenen Anfragen.
- Es gibt wenige Felder. Jedes Pflichtfeld mehr ist ein Grund, nebenher wieder einen Zettel zu schreiben.
- Die Kundenliste aus Excel oder Google Tabellen lässt sich übernehmen, und der Weg zurück bleibt offen: Export in eine Tabelle, jederzeit.
Das gilt für den Malerbetrieb ebenso wie für ein kleines Bauunternehmen. Wer in der Baubranche mit Bauleiter, Büro und mehreren Kolonnen arbeitet, hat nur mehr Stellen, an denen eine Anfrage hängen bleibt. Je mehr Leute Anfragen anfassen, desto wichtiger werden Verantwortlicher und nächster Schritt. Wer die Anfragen vor allem über die eigene Seite bekommt, findet in unserem Beitrag Webdesign für Handwerker, was dort hingehört.
Zusätzlich kann eine KI auf neue Anfragen antworten und sie für den Zuständigen kurz zusammenfassen. Der Kunde sieht dabei den Hinweis, dass eine KI antwortet. Was davon eingeschaltet wird, klären wir vorher im Gespräch.
Beispiel: Fleetglanz, eine Reinigungsfirma aus Hamburg
Fleetglanz ist keine Schreinerei, der Ablauf ist aber derselbe: Eine Nachricht kommt an, daraus wird ein Auftrag mit Termin, und beim Stammkunden wiederholt sich das. Es ist ein eigenes CRM auf unserer Engine, die Oberfläche ist auf Deutsch.
Die Anfrage kommt als Freitext, etwa: Dreizimmerwohnung, 78 m², Fenster und Balkon, Freitag früh. Mit einem Klick auf „Mit KI ausfüllen“ füllen sich die Felder: Art der Reinigung, Fläche, Zusatzleistungen, Wunschtermin, Preis und Einsatzdauer. Fehlt etwas, etwa die Fläche, sagt die Maske das und bittet um Ergänzung. Jedes Feld lässt sich danach von Hand ändern.
Aus der Anfrage wird ein Auftrag, den Sie im Wochenplan auf eine Brigade und eine Uhrzeit ziehen. Wiederkehrende Reinigungen, jede Woche oder alle zwei Wochen, legen die Termine der nächsten vier Wochen selbst an; ist ein Slot belegt, rückt der Termin auf den nächsten freien. Die Kundenkarte hält Adresse, Schlüssel, Wünsche und Historie fest. Vor Ort hakt die Brigade eine Checkliste ab, mit „Einsatz abschließen“ ist der Auftrag erledigt, danach folgt die Bitte um eine Bewertung.
Ein Heizungsbauer könnte statt der Reinigungsarten seine Leistungen führen, statt der Brigaden seine Monteure und statt der wöchentlichen Serie die jährliche Wartung. Wochenplan und Serientermine sind in dieser Arbeit für eine Reinigungsfirma gebaut. Welche Bereiche bei Ihnen dazugehören, legen wir im Gespräch über Ihren Ablauf fest, und was über den Umfang des Mini-CRM hinausgeht, nennen wir vorher mit Preis.
Näher am Bau ist die Arbeit Stropa, ein CRM für Wohnungsrenovierungen mit Objekten, Kostenvoranschlägen, Phasen und Fotoberichten der Handwerkerteams. Ihre Oberfläche ist auf Polnisch, Sie finden sie in der Galerie unserer Arbeiten. Fleetglanz selbst können Sie sich hier ansehen: Arbeit öffnen.
Ein CRM im Abo oder ein eigenes
CRM-Systeme im Abo gibt es viele, und manche Betriebe fahren gut damit. Wir richten solche Systeme nicht ein, das ist nicht unsere Spezialisierung. Wer eines nehmen will, kann es selbst einrichten. Prüfen Sie vorher drei Punkte: den Preis pro Mitarbeiter und Monat, wenn Büro und Azubi dazukommen; ob sich alle Daten jederzeit als Tabelle exportieren lassen; wie viele Felder ausgefüllt sein müssen, bevor eine Anfrage gespeichert wird.
Wir bauen stattdessen ein eigenes CRM auf unserer Engine, nur mit den Phasen und Feldern, die Ihr Ablauf braucht. Das Mini-CRM zahlen Sie einmal, ohne Monatsgebühr und ohne Gebühr pro Mitarbeiter. Den Server richten wir auf Ihren Namen ein, Sie bezahlen ihn direkt, und die Daten gehören Ihnen. Läuft bei Ihnen bereits ein System, aus dem Sie nicht umziehen wollen, leiten wir die Anfragen aus dem Website-Formular dorthin weiter.
Dass das günstig geht, hat einen einfachen Grund: Unsere erfahrenen Spezialisten arbeiten mit KI-Werkzeugen schneller, und die gesparte Zeit geben wir im Preis weiter.
Was Sie heute tun können
Alles hier kostet nichts und funktioniert mit Stift und Papier.
- Schreiben Sie eine Woche lang jede Anfrage in eine Liste: Datum, Kanal, worum es geht, wer sich kümmert, nächster Schritt mit Datum. Auch die Sprachnachricht vom Samstag gehört hinein.
- Gehen Sie die Angebote der letzten vier Wochen durch und markieren Sie die ohne Antwort. Rufen Sie heute die ersten drei an.
- Legen Sie fünf Phasen fest, nicht mehr, und nennen Sie sie so, wie Sie im Betrieb darüber reden.
- Bestimmen Sie eine Person, die Nachrichten vom Abend und vom Wochenende einmal am Tag einsammelt.
- Prüfen Sie Ihre Kundenliste auf Doppelte. Bereinigen Sie das, bevor Sie in irgendein System umziehen.
Wenn Sie möchten, machen wir das für Sie
Wir bauen Ihnen ein eigenes CRM. Das Mini-CRM gibt es ab €480 zuzüglich MwSt., der Start ist nach 2–4 Wochen möglich. Preis und Termin halten wir vor dem Start schriftlich fest.
Im Preis enthalten sind: das Gespräch über Ihren Ablauf, eine Pipeline mit Ihren Phasen und Feldern, die Anbindung von Website-Formular und WhatsApp, die Anfragenkarte, eine WhatsApp-Nachricht zu jeder neuen Anfrage, Rollen und Zugänge, KI-Antworten mit kurzer Zusammenfassung für den zuständigen Mitarbeiter, die Übernahme Ihrer Kunden aus Excel oder Google Tabellen mit Abgleich vor dem Start, Nachrichtenvorlagen, die wir schreiben und Ihnen zur Prüfung schicken, und die Schulung Ihres Teams. Korrekturen sind bis zur Abnahme kostenlos, Fehler nach dem Start beheben wir sechs Monate lang kostenlos. Bezahlt wird in zwei Hälften, die zweite nach der Abnahme. Instagram, Anrufe und E-Mail binden wir auf Anfrage an, nur auf offiziellem Weg, den Preis nennen wir vor dem Start.
Die Analyse dauert 15 Minuten und ist kostenlos: Sie erzählen, woher Ihre Anfragen kommen, wir nennen Lösung, Termin und Preis. Was zum Umfang gehört, steht auf der Seite Mini-CRM und CRM nach Ihrem Ablauf. Schreiben Sie uns kurz auf WhatsApp, wo Ihre Anfragen heute liegen, oder lassen Sie Ihre Telefonnummer über den Button unten da. Wir antworten innerhalb einer Stunde zu den Geschäftszeiten.
Quellen
- CRM mit KI: Leistungsumfang und Konditionen des Mini-CRM, geprüft am 30.10.2026.
- Fleetglanz: Arbeit von DELKIND, beschrieben nach ihrem Inhalt, geprüft am 30.10.2026.