CRM-System für kleine Unternehmen: Was es kann, was es kostet, wie Sie starten

Was ein CRM-System ist und was es von der Tabelle unterscheidet

CRM steht für Customer Relationship Management, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Wer „CRM was ist das“ in die Suche tippt, will meist wissen, ob sich der Aufwand für den eigenen Betrieb lohnt. Unsere Antwort: Sobald Anfragen über mehr als einen Kanal kommen oder mehr als eine Person darauf antwortet, ja.

Eine Tabelle speichert Zeilen, ein CRM führt Vorgänge. Drei Unterschiede merken Sie im Alltag:

• Die Tabelle erinnert nicht. Das CRM zeigt Ihnen die Anfrage, die seit drei Tagen keinen nächsten Schritt hat.
• Die Tabelle kennt keine Zuständigkeit. Im CRM gehört jede Karte genau einer Person.
• In der Tabelle steht derselbe Kunde zweimal, einmal als „Marek Nowak“, einmal als „Marek N.“. Im CRM hat er eine Karte, und jede Nachricht hängt daran.

Damit ist die Tabelle nicht schlecht. Mit zwanzig Kunden und einer Person, die sie pflegt, reicht sie völlig. Den Vergleich im Detail lesen Sie in Kundenverwaltung: Excel oder CRM, was passt wann?

Die sechs Funktionen, die eine kleine Firma braucht

Wer CRM-Programme vergleicht, landet schnell bei langen Funktionslisten. Für einen Betrieb mit zwei bis zehn Leuten zählen diese sechs:

Die sechste Zeile prüft man vor dem Kauf selten. Sie entscheidet aber, ob Sie später wechseln können, ohne Ihre Kunden neu einzutippen.

Was Sie am Anfang nicht brauchen

CRM Marketing meint Kampagnen, Lead-Scoring und automatische Newsletter-Strecken. Wer seine Anfragen noch von Hand beantwortet, hat davon zunächst wenig. Bei CRM Vertrieb mit Teamzielen, Provisionsabrechnung und Gebietsplanung ist es ähnlich: Das ist für Vertriebsabteilungen gebaut, nicht für einen Betrieb mit drei Monteuren. Umsatzprognosen mit Wahrscheinlichkeiten braucht auch niemand, der im Quartal fünfzehn Aufträge im Blick hat. Da genügt ein Blick auf die Phasen.

Dazu kommen Pflichtfelder. Jedes Feld, das jemand ausfüllen muss, wird irgendwann übersprungen. Fangen Sie mit wenigen an und ergänzen Sie nur, wenn ein Feld wirklich fehlt.

Eine Ausnahme gibt es: Wer regelmäßig Kampagnen an viele Adressen verschickt, braucht diese Funktionen und sollte ein ausgewachsenes System prüfen. Dann sind wir die falsche Adresse und das Cloud-CRM aus dem übernächsten Abschnitt die richtige.

Vier Fragen, bevor Sie etwas auswählen

1. Woher kommen Ihre Anfragen? Zählen Sie eine Woche lang: Formular, WhatsApp, Telefon, Instagram, E-Mail. Das System muss genau diese Kanäle erreichen, sonst tragen Sie wieder von Hand ein. Wie WhatsApp und Datenschutz zusammenpassen, steht in WhatsApp Business: App, API und Datenschutz im Überblick.
2. Wer arbeitet damit? Zwei Personen oder acht, und wer darf was sehen? Das bestimmt bei vielen Anbietern den Preis, weil er pro Person berechnet wird.
3. Wer pflegt es? Ein CRM ohne Verantwortlichen füllt sich am Anfang und bleibt dann liegen. Benennen Sie eine Person, bevor Sie unterschreiben.
4. Kommen Sie mit Ihren Daten wieder heraus? Fragen Sie nach dem Export, bevor die ersten Kunden drin sind.

Drei Wege im Vergleich

Vorab, damit klar ist, wer hier schreibt: Wir bauen eigene CRM-Systeme. Fertige Cloud-CRM anderer Anbieter richten wir nicht ein, das ist nicht unsere Spezialisierung.

Wie ein Cloud-CRM abgerechnet wird, zeigt ein Beispiel. Pipedrive nennt auf seiner Preisseite mehrere Stufen. Bei jährlicher Abrechnung kostet Lite €14 pro Nutzerprofil und Monat, Premium €59 pro Nutzerprofil und Monat. Die Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer, und eine Testversion über 14 Tage ohne Kreditkarte steht ebenfalls dort. Das ist ein Beispiel, kein Ranking: Andere Anbieter rechnen anders, prüfen Sie die Seite des Anbieters selbst. Wichtig ist das Modell. Der Preis wächst mit jeder Person im Team und läuft weiter, solange Sie das System nutzen.

Beim Mini-CRM zahlen Sie einmal, ohne Monatsgebühr und ohne Gebühr pro Mitarbeiter. Den Server richten wir auf Ihren Namen ein, Sie bezahlen ihn direkt. Dafür ist der Umfang bewusst klein: Wer die Funktionsbreite eines großen Cloud-Systems will, ist dort besser aufgehoben. Nutzen Sie bereits ein CRM und brauchen nur die Anfragen Ihrer Website darin, leiten wir sie dorthin weiter.

Datenschutz: Was Sie beim Anbieter klären sollten

Speichert ein Anbieter Kundendaten in Ihrem Auftrag, ist er in der Regel Auftragsverarbeiter. Die Datenschutzkonferenz (DSK) der Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder nennt in ihrem Kurzpapier Nr. 13 als Beispiel für Auftragsverarbeitung das Cloud-Computing, sofern der Cloud-Betreiber dafür nicht inhaltlich auf die Daten zugreifen muss. In diesem Fall braucht es einen Vertrag über die weisungsgebundene Tätigkeit, der schriftlich oder in einem elektronischen Format abgefasst sein kann und der auch die Bedingungen für den Einsatz von Subunternehmern regeln muss (Kurzpapier Nr. 13 der DSK). Das ist keine Rechtsberatung. Wie das bei Ihnen konkret aussieht, klären Sie mit einer Datenschutzberatung oder einer Anwaltskanzlei.

Praktisch heißt das: Fragen Sie jeden Anbieter, auch uns, vier Dinge.

• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und kann ich ihn vor dem Kauf lesen?
• Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?
• In welchem Land liegen die Daten?
• Wie bekomme ich sie wieder heraus?

Welche Angaben zur Verarbeitung von Kundendaten auf Ihre Website gehören, steht in Datenschutzerklärung für die Website: Was hineingehört. Bei uns gehören Daten und Zugänge Ihnen und lassen sich jederzeit in eine Tabelle exportieren.

Ein Beispiel: Terminplaner einer Zahnarztpraxis in Köln

Unsere Arbeit Odontara ist ein CRM für die Terminplanung einer Zahnarztpraxis in Köln-Ehrenfeld, die Oberfläche ist auf Deutsch. Der Tagesplan zeigt jeden Behandlungsstuhl, die Wochenansicht die ganze Woche. Einen Termin verschieben Sie per Ziehen. Erinnerungen gehen 24 und 2 Stunden vor dem Termin raus, der Status zeigt, wer bestätigt, verschoben oder nicht geantwortet hat. Schreibt ein Patient „Geht auch Donnerstag nachmittags?“, wertet die KI die Antwort aus und schlägt zwei freie Termine vor. Die Rezeption bestätigt den Vorschlag. Eine eigene Liste zeigt, wer nach sechs Monaten wieder zur Prophylaxe ansteht.

Bemerkenswert ist, was fehlt. In der Praxis liegen nur Kontakt und Termin im Planer. Befunde und Röntgenbilder bleiben in der Praxisverwaltung, und für sie gibt es im Planer keine Felder. Ein CRM muss nicht alles speichern. Die Arbeit können Sie sich im Portfolio ansehen.

So starten Sie ohne Chaos

1. Legen Sie vier bis sechs Phasen fest. Mehr Phasen frisst die Pflege auf.
2. Übernehmen Sie nur Kunden, mit denen Sie noch arbeiten. Der Rest bleibt in der alten Tabelle als Archiv.
3. Beginnen Sie mit zwei Kanälen, zum Beispiel Website-Formular und WhatsApp. Telefon und Instagram kommen später dazu.
4. Führen Sie die Regel ein: Was nicht im CRM steht, gibt es nicht. Ein Anruf bekommt noch am selben Tag eine Karte.

Zeigen Sie dem Team das System an echten Anfragen und nicht an Beispieldaten. Nach zwei Wochen zählen Sie nach, wie viele Karten eine nächste Aufgabe haben. Sind es wenige, liegt es selten am Programm.

Fällt vor dem CRM schon viel Handarbeit an, helfen zwei Artikel weiter: Wie ein Assistent Anfragen entgegennimmt, steht in KI-Assistent für Unternehmen, und welche Abläufe sich zuerst automatisieren lassen, in Prozessautomatisierung im Büro.

Was Sie heute tun können

• Notieren Sie eine Woche lang, über welchen Kanal jede Anfrage kam.
• Schreiben Sie Ihre Phasen auf, vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung.
• Bestimmen Sie eine Person, die das System pflegt.
• Starten Sie bei einem Anbieter eine Testversion und prüfen Sie zuerst den Export.
• Schicken Sie dem Anbieter die vier Datenschutzfragen von oben.

Wenn Sie möchten, machen wir das für Sie

Das Mini-CRM von DELKIND kostet ab €480, Preise zzgl. MwSt. Es startet mit einem kostenlosen Gespräch von 15 Minuten über Ihren Ablauf. Danach legen wir Umfang, Termin und Preis schriftlich fest. Das Mini-CRM braucht 2 bis 4 Wochen, bezahlt wird je zur Hälfte, die zweite Hälfte nach der Abnahme.

In den Preis gehören:

• die Pipeline mit Ihren Phasen und Feldern
• Website-Formular und WhatsApp als angebundene Kanäle
• eine Karte pro Anfrage mit Kontakt, Quelle, Verlauf, Notizen, Zuständigem und nächster Aufgabe
• eine Meldung in WhatsApp bei jeder neuen Anfrage
• Rollen und Zugänge
• eine KI, die dem Kunden auf neue Anfragen antwortet (der Kunde sieht den Hinweis, dass eine KI antwortet) und sie dem Mitarbeiter zusammenfasst; was davon eingeschaltet wird, klären wir in der Analyse am Anfang
• die Übernahme Ihrer Kunden aus Excel oder Google Tabellen mit Abgleich vor dem Start
• Nachrichtenvorlagen, die wir schreiben und Ihnen zur Prüfung schicken
• eine Schulung für Ihr Team
• Export in eine Tabelle jederzeit

Korrekturen bis zur Abnahme kosten nichts, Fehler nach dem Start beheben wir 6 Monate lang kostenlos. Dass es günstig geht, liegt daran, dass unsere erfahrenen Spezialisten mit KI-Werkzeugen schneller arbeiten. Instagram, Anrufe und E-Mail binden wir auf Anfrage einzeln und nur auf offiziellem Weg an, den Preis nennen wir vor dem Start. Alle Details zum Umfang finden Sie auf der Seite CRM mit KI. Schreiben Sie uns per WhatsApp oder hinterlassen Sie im Formular Ihre Telefonnummer.

Aufgabe besprechen

Quellen

• Pipedrive: Preise, geprüft am 02.11.2026.
• Datenschutzkonferenz: Kurzpapier Nr. 13, Auftragsverarbeitung, Art. 28 DS-GVO, Stand 17.12.2018, geprüft am 02.11.2026.

← Alle Artikel