CRM gratuito per piccole imprese: cosa offrono i piani free, dove finiscono e quando conviene pagare
Un CRM gratuito esiste e per cominciare può bastare, ma ogni piano gratuito ha un tetto scritto sulla pagina dei prezzi. Nei servizi che abbiamo guardato il tetto sta quasi sempre in tre punti: utenti, contatti, automazioni. Il miglior CRM gratuito è quello il cui tetto arriva più tardi per il tuo modo di lavorare, e lo capisci solo mettendo i tuoi numeri accanto ai loro. Qui trovi i limiti dichiarati di cinque servizi, cosa cambia con l'open source e quando cercare ancora il gratis costa più che pagare.
I piani gratuiti a confronto, con i limiti dichiarati
Abbiamo aperto le pagine dei prezzi ufficiali a ottobre 2026. Dove manca un numero, non ne scriviamo uno a memoria. I listini cambiano e dipendono dal paese: ricontrolla prima di decidere.
| Servizio | Cosa c'è nel piano gratuito | Cosa si paga a parte | Dove ti fermi |
|---|---|---|---|
| HubSpot | fino a 2 utenti; 1.000 contatti senza scadenza; 1.000 record per gli altri oggetti standard; 2.000 invii e-mail al mese con il marchio HubSpot | i piani a pagamento, calcolati per postazione | il terzo utente; l'e-mail col marchio altrui |
| Zoho CRM | «free forever» per 3 utenti; flussi di lavoro automatici; fino a 10 modelli e-mail; 5.000 chiamate API al giorno | il piano Standard, per utente al mese, con fatturazione mensile o annuale | l'esportazione: gratis «fino a 10 volte» |
| Capsule | al massimo 2 utenti; 250 contatti; 5 campi personalizzati; 1 pipeline di vendita; e-mail dal tuo Gmail o Outlook | automazioni e funzioni IA stanno dietro l'upgrade; il piano Starter è per utente, fatturato all'anno | oltre i 250 contatti; la seconda pipeline |
| Bitrix24 | 1–2 utenti; 5 GB; CRM base con trattative e contatti; 1 pipeline; backup di 7 giorni | il piano Basic è per organizzazione: US$ 49 al mese con pagamento annuale, 5 utenti inclusi | il terzo utente; la seconda pipeline |
| Odoo | un'app sola, utenti illimitati, hosting su Odoo Online con archivio fino a 100 GB | il piano Standard con tutte le app: €14,90 per utente al mese, con sconto di 12 mesi sugli utenti iniziali | la seconda app |
Zoho non indica limiti su record e archivio: sulla pagina non ci sono, quindi non sappiamo dirti dove stia il suo tetto.
Dove finisce davvero il gratis
Gli utenti, prima di tutto. Due o tre posti sembrano abbastanza finché non conti chi tocca le richieste: tu, un collega che risponde, chi prepara i preventivi. Con tre persone sei già fuori da HubSpot, Capsule e Bitrix24. C'è poi la differenza di modello: HubSpot, Zoho, Capsule e Odoo fanno pagare per utente, Bitrix24 per organizzazione. Se il team cresce, in HubSpot, Zoho, Capsule e Odoo il conto sale con le persone, non con il lavoro che fanno.
I contatti vengono dopo. Con 250, il tetto di Capsule, un centro estetico con l'agenda piena ci arriva presto. HubSpot scrive che l'accesso gratuito non ha limiti di tempo e Zoho parla di «free forever»: è la riga da cercare, perché un piano gratuito con scadenza è solo una prova.
Le automazioni pesano di più. Un CRM serve a far partire da solo il promemoria e il passaggio al collega giusto. Capsule scrive che le automazioni si sbloccano con l'upgrade; Zoho include i flussi di lavoro nel piano gratuito, senza dire quanti. Leggi cosa fanno nel piano gratuito, non solo che ci sono.
Poi i dettagli che fanno storcere il naso a metà strada. In HubSpot le e-mail del piano free escono con il marchio HubSpot. Capsule e Bitrix24 hanno una sola pipeline: va bene se vendi una cosa sola e sempre allo stesso modo, ma con preventivi e abbonamenti insieme ti serve la seconda quasi subito. Se il primo contatto con i tuoi clienti avviene su WhatsApp, controlla se nel piano che ti interessa lo puoi collegare e a quali condizioni.
Gratis sul tuo server: il software open source
Chi cerca un programma CRM gratis da installare incontra presto l'open source. Prendiamo EspoCRM, che si presenta come open source e offre il download gratuito con le istruzioni per Docker. Il software costa zero. Il resto no: server, aggiornamenti, backup e la persona che interviene quando qualcosa si rompe sono affare tuo. Lo si vede anche dal listino: il cloud Basic costa €12,90 per utente al mese, con minimo 3 utenti e pagamento per 6 mesi o un anno, e chi dal cloud passa a un server proprio deve comprare le estensioni che vuole tenere.
Se hai un tecnico di fiducia, l'open source può essere la scelta giusta. Se non ce l'hai, quel tempo ha un prezzo e va messo nel conto, accanto all'abbonamento che volevi evitare.
Come si esce: i tuoi dati
Le condizioni di uscita sono la riga che nessuno legge finché non serve. Zoho la scrive sulla pagina dei prezzi: nel piano free puoi esportare i dati «fino a 10 volte». Per gli altri servizi la regola sta nella documentazione, e noi non l'abbiamo verificata.
Un controllo che richiede dieci minuti, qualunque CRM scegli: inserisci cinque clienti finti con note e un passaggio di stato, esporta e apri il file in Excel. Se ci trovi storico, note e responsabile, bene. Se ci sono solo nome e telefono, sai già cosa ti aspetta quando vorrai andartene con tremila contatti.
Quando il piano gratuito basta e quando conviene pagare
Basta se lavori da solo o in due, vendi in un solo modo, hai poche centinaia di contatti e i promemoria te li ricordi da solo. In quel caso non spendere: apri un account, prova un mese con le richieste vere e, se funziona, resta lì.
Smetti di cercare il gratis quando il team supera gli utenti previsti, quando ti serve che la risposta alla nuova richiesta parta da sola a qualsiasi ora, o quando il tuo processo ha più passaggi di quelli che una pipeline unica riesce a rappresentare. A quel punto le strade sono due: un CRM a pagamento per utente, oppure un CRM costruito sul tuo processo con un prezzo unico.
I CRM già pronti noi non li configuriamo: non è la nostra specializzazione. Se HubSpot o Zoho ti bastano, impostali da solo, e la tabella qui sopra serve proprio a questo. Quello che facciamo è un CRM nostro, sul tuo processo.
Un esempio dal nostro portfolio. Un'impresa di ristrutturazioni non vende un prodotto, porta una richiesta fino al cantiere: richiesta dal sito, sopralluogo, preventivo, contratto, cantiere. In questo CRM la bozza del preventivo la prepara l'IA dalle note del sopralluogo e l'ufficio la corregge, con il totale che si ricalcola. Le squadre si assegnano su un calendario di due settimane, a ogni cantiere si vede cosa è pagato e qual è il margine, e le foto le carica il caposquadra dal telefono.
Cosa fare oggi
- Conta quante persone toccano le richieste e quanti contatti hai tra rubrica, Excel e chat. Confronta con la colonna «Dove ti fermi».
- Scrivi i tre passaggi che oggi fai a mano e vorresti automatici: rispondere, ricordarti di richiamare, passare la richiesta a un collega.
- Apri la pagina dei prezzi del servizio che ti interessa e fai il conto per il team che avrai tra un anno, non per quello di oggi.
- Se i clienti vivono ancora in un foglio di calcolo, leggi Gestione clienti con Excel: quando passare a un CRM; per il quadro generale, Cos'è un CRM e serve a una piccola impresa.
Se vuoi, lo facciamo noi per te
Il nostro Mini-CRM si paga una volta sola, da €480 (IVA esclusa): niente abbonamento e nessun canone per ogni collaboratore. Costruiamo un CRM sul tuo processo e gli colleghiamo il sito e WhatsApp. Lavoriamo con l'IA e i nostri specialisti esperti sono più veloci con questi strumenti: per questo il prezzo è più basso. Nel prezzo c'è già:
- l'analisi del processo: in una chiamata guardiamo come una richiesta arriva fino al pagamento e dove si perde;
- una pipeline con le fasi e i campi del tuo lavoro, senza il superfluo;
- il modulo del sito e WhatsApp collegati: ogni richiesta diventa una scheda con contatto, fonte, storico, note, responsabile e compito successivo;
- una notifica su WhatsApp per ogni nuova richiesta, a te e ai commerciali, e ruoli e accessi assegnati da te;
- la risposta dell'IA alla nuova richiesta, con la nota che il cliente sta parlando con un'IA, e un riassunto per il commerciale;
- il trasferimento dei clienti da Excel o Fogli Google, controllato con te prima del lancio, e la formazione del team su un esempio reale;
- i testi dei messaggi ai clienti, che scriviamo noi e ti mandiamo da controllare;
- l'esportazione in un foglio di calcolo in qualsiasi momento: dati e accessi sono tuoi, il server è intestato a te e lo paghi direttamente;
- modifiche gratuite fino all'accettazione e correzione degli errori per 6 mesi dopo il lancio.
Il lancio richiede da 2 a 4 settimane. Prezzo e tempi li fissiamo per iscritto prima di iniziare, e la seconda metà del pagamento arriva dopo l'accettazione. Dettagli e demo li trovi nella pagina CRM con IA costruito sul tuo processo.
Fonti
- HubSpot, prezzi del CRM, verificato il 30/10/2026
- Zoho CRM, prezzi, verificato il 30/10/2026
- Capsule, prezzi, verificato il 30/10/2026
- Bitrix24, prezzi, verificato il 30/10/2026
- Odoo, prezzi, verificato il 30/10/2026
- EspoCRM, prezzi, verificato il 30/10/2026