WhatsApp Business per una piccola impresa: app, API e cosa conviene collegare al sito e al CRM
Per integrare WhatsApp su un sito web basta quasi sempre un link: il pulsante apre la chat con il tuo numero, e finché i messaggi sono pochi e rispondi tu, l’app WhatsApp Business (gratuita) è sufficiente. L’API serve quando WhatsApp deve parlare con altri sistemi, come un CRM o un assistente IA, o quando più persone lavorano sullo stesso numero. Con l’API i messaggi si pagano uno per uno, e dal 1° ottobre 2026 le risposte libere sono gratuite solo fino a 1.000 al mese per numero. Sotto trovi cosa scrive Meta, come mettere il pulsante e dove tenere le conversazioni.
App o API: la differenza che conta
Il nome è lo stesso e da qui nasce la confusione. La prima strada è l’app WhatsApp Business: la scarichi dallo store, la usi dal telefono, ha un solo numero. La seconda è la WhatsApp Business Platform, la piattaforma con cui i messaggi ai clienti si gestiscono da altri sistemi. Non è un’app da installare: serve qualcuno che la configuri. La parte che gestisce Meta per te si chiama Cloud API.
| Cosa confrontiamo | App WhatsApp Business | API (Business Platform) |
|---|---|---|
| Costo | gratuita da scaricare e usare | i messaggi si pagano, per messaggio, secondo le categorie di Meta |
| Numeri e persone | un numero di telefono | pensata per chi ha più persone che rispondono |
| Chi la configura | tu, dallo store | sviluppatori o un partner di Meta |
| Per chi, secondo Meta | piccole imprese | organizzazioni più grandi: automazione e tracciamento |
La divisione per dimensione è quella di Meta, non una regola. Un negozio con cinque messaggi al giorno sta bene sull’app. Uno studio che riceve richieste anche alle undici di sera e vuole che qualcuno risponda e fissi l’appuntamento ha un problema che l’app non risolve: di notte nessuno tiene il telefono in mano.
WhatsApp Business è a pagamento?
Per l’app la risposta è breve: si scarica e si usa senza pagare. Per l’API cambia tutto, e conviene leggere la pagina dei prezzi di Meta, che oggi riporta gli aggiornamenti in vigore dal 1° ottobre 2026. In sostanza:
- dal 1° luglio 2025 Meta addebita per messaggio, non più per conversazione;
- tra le categorie ci sono marketing, utility (messaggi transazionali o informativi), authentication (verifica dell’identità) e service, cioè i messaggi liberi, scritti senza un modello approvato;
- quando un cliente ti scrive o ti chiama parte una finestra di assistenza di 24 ore;
- ogni numero ha 1.000 messaggi service gratuiti al mese, dal 1.001° si paga: la regola vale dal 1° ottobre 2026;
- i messaggi utility inviati dentro una finestra aperta erano gratuiti dal 1° luglio 2025, dal 1° ottobre 2026 non lo sono più.
Gli importi cambiano per paese e per categoria e stanno nelle tabelle ufficiali di Meta, quindi qui non li ripetiamo. Se qualcuno ti propone l’API, fatti mostrare la tabella con la data. Il lavoro di chi la configura e la mantiene si paga a parte.
Per una piccola attività il conto dipende da una domanda: chi scrive per primo? Se sono i clienti e tu rispondi nella stessa giornata, parli di messaggi service, e i primi 1.000 al mese per numero non costano. Se invece vuoi mandare tu un promemoria il giorno prima della visita, di norma sei fuori dalle 24 ore: il messaggio parte come modello, e tra le categorie quella che gli somiglia è utility.
Cosa non si fa: scrivere a chi non ha detto sì
Una frase sola, perché cambia il modo di usare lo strumento. Le regole di WhatsApp ammettono di scrivere a una persona solo se ha lasciato il numero e il permesso di ricevere messaggi, e Meta può limitare l’accesso a chi scrive senza autorizzazione. Il testo ufficiale è nella Business Policy, le indicazioni sul consenso nella guida all’opt-in. Un assistente che risponde a chi ti ha già scritto è un caso diverso da una promozione mandata a una lista.
Il pulsante WhatsApp sul sito, passo per passo
Il pulsante non richiede nessuna API. È un link nel formato wa.me/ seguito dal tuo numero in formato internazionale, senza zeri iniziali, parentesi o trattini: per un numero italiano si parte da 39. Se aggiungi ?text= e un testo, quel testo compare già scritto nel campo del messaggio. Gli spazi diventano %20, come in qualsiasi indirizzo web. Il cliente deve comunque premere invio, e il link funziona sia da telefono sia da WhatsApp Web, come descrive la guida di WhatsApp al link diretto.
Tre scelte pratiche:
- Mettilo dove nasce il dubbio: accanto al prezzo, nella pagina dei contatti, in basso a destra sul telefono.
- Scrivi nel testo precompilato da dove arriva il cliente, per esempio «Ciao, ti scrivo dalla pagina prezzi». Ti risparmia la prima domanda.
- Provalo con un telefono diverso dal tuo. Se una cifra del numero è sbagliata, l’unico a non accorgersene sei tu.
Se al posto del link usi un plugin, guarda cosa carica sul sito: da questo dipende se devi toccare l’informativa e il banner dei cookie. Ne parliamo in Privacy policy e cookie banner per il sito.
Dove tenere le conversazioni
Qui l’app mostra il limite. Le chat vivono nel telefono: una cliente scrive alle 22 per spostare l’appuntamento, il messaggio scende sotto altre quaranta conversazioni e la mattina dopo nessuno ricorda a chi toccava rispondere. Per cinque richieste al giorno si regge, per trenta no.
Il passo successivo è tenere le richieste in un posto solo, ognuna con un responsabile e una prossima azione. È il lavoro di un CRM, che spieghiamo in Cos’è un CRM e serve davvero a una piccola impresa?. Meta scrive che la Business Platform si integra con sistemi come CRM e piattaforme di automazione del marketing: è il motivo vero per cui si passa all’API. Da noi la Mini-CRM costa da €480; WhatsApp lo colleghiamo a parte, solo in modo ufficiale, e il prezzo te lo diciamo prima di cominciare. I dettagli sono nella pagina CRM con IA.
Per vedere come si guida una conversazione, guarda un lavoro del nostro portfolio: Mirelle Studio, un salone di bellezza a Barcellona. Il cliente sceglie il servizio, la professionista o «qualsiasi», un orario libero, lascia il nome e conferma. Può spostare o annullare con un tocco; il giorno prima arriva un promemoria con tre pulsanti (vengo, cambio l’orario o annullo) e, dopo la visita, il bot chiede una valutazione, e se scrive «administrador» la chat passa a una persona del salone. È un bot a pulsanti, senza IA, e il sito è in spagnolo. Se lo stesso percorso si fa su WhatsApp, cambia il costo: un promemoria inviato fuori dalle 24 ore dall’ultimo messaggio del cliente è un messaggio modello, quindi va letto sulla tabella di Meta.
Quando la chat deve rispondere anche alle domande libere, il discorso cambia: ne parliamo in Chatbot IA per il sito: cosa può dire e cosa no.
Cosa fare oggi
Quattro cose, tutte gratuite:
- Scrivi su un foglio le dieci domande che i clienti ti fanno più spesso, con la risposta che dai di solito. Serve per qualsiasi strada tu scelga.
- Crea il link wa.me con il tuo numero e un testo precompilato, poi provalo da un altro telefono.
- Mettilo sul sito in due punti: la pagina dei contatti e quella dei prezzi. Controlla che la privacy policy dica che chi clicca passa a WhatsApp.
- Per una settimana segna quanti messaggi arrivano, a che ora e quante domande si ripetono. Con quei numeri decidi se l’app basta ancora.
Se vuoi, lo facciamo noi
Se i messaggi sono pochi e rispondi tu, l’app ti basta e non ti serviamo. Se invece le stesse domande ti portano via mezza giornata, o i clienti scrivono quando non ci sei, possiamo costruirti un assistente IA per il tuo sito, Telegram o WhatsApp: da €480, IVA esclusa, senza canone mensile.
Nel prezzo c’è la chiamata iniziale, in cui capiamo cosa ti chiedono i clienti e quando la conversazione deve passare a una persona. L’assistente risponde in base al tuo listino, alle tue regole e alle tue schede; se la risposta non c’è, lo dice e chiama te. Raccoglie i contatti e fissa gli appuntamenti, e la scheda ti arriva su WhatsApp. Si presenta subito come IA, tiene un registro delle conversazioni e prima del lancio lo proviamo con le tue domande. Il lancio richiede di solito una o due settimane. Le modifiche sono gratuite fino all’accettazione e gli errori dopo il lancio li correggiamo senza costi per 6 mesi. Il pagamento è 50/50: la seconda metà dopo l’accettazione.
Il prezzo è più basso perché i nostri specialisti, esperti e ben pagati, lavorano più in fretta con gli strumenti di IA. Prezzo e tempi li mettiamo per iscritto prima dell’avvio, insieme ai servizi che trattano le conversazioni.
Fonti
Fonti consultate il 30 ottobre 2026: