Software CRM per piccole imprese: 8 domande da farsi prima di scegliere (e quanto costa)
Per scegliere un software CRM in una piccola impresa servono otto domande, e la più utile riguarda il prezzo moltiplicato per le persone che lo useranno, non l'elenco delle funzioni. Se il CRM lo usano due o tre persone e la vendita segue un percorso lineare, un CRM in cloud a canone va bene e puoi configurarlo da solo. Se le richieste arrivano da WhatsApp, Instagram e telefono, o se il tuo lavoro è fatto più di appuntamenti che di trattative, conviene guardare anche un CRM costruito sul tuo processo. Noi facciamo solo quest'ultimo: i CRM già pronti non li configuriamo e non li vendiamo, quindi qui trovi criteri e prezzi pubblici, non una classifica del miglior CRM.
Le otto domande
Falle in quest'ordine: le prime tre scartano parecchie offerte prima ancora di aprire una demo.
- Quante persone lo useranno davvero? Molti CRM in cloud si pagano per utente: Pipedrive ed EspoCRM lo scrivono nelle loro pagine dei prezzi. La cifra in vetrina vale per una persona, non per l'azienda. Conta chi inserisce le richieste, non chi vorrebbe solo dare un'occhiata.
- Da dove arrivano le richieste? Fai l'elenco vero: modulo del sito, WhatsApp, messaggi su Instagram, telefonate, e-mail, il foglio di chi è tornato da una fiera. Se metà passa da canali che il CRM non vede, la scheda cliente resterà mezza vuota.
- Ti serve WhatsApp dentro il CRM? Controlla se è compreso nel piano o se è un extra, e se il collegamento è quello ufficiale. Cosa cambia tra l'app e l'API lo trovi in WhatsApp Business: app, API e cosa serve alla tua attività.
- Chi lo configura? Un CRM vuoto non funziona: servono le fasi della trattativa, i campi, i modelli dei messaggi, l'importazione dei vecchi contatti. Se nessuno ci dedica qualche giorno, il vero rischio è il CRM che resta com'è uscito dalla scatola.
- Quanto costa a persona e in un anno? Moltiplica per gli utenti e per dodici, e controlla due cose: se il prezzo è IVA esclusa e se quello in vetrina vale solo con il pagamento annuale. Un esempio con i numeri è più sotto.
- Come se ne esce? Chiedi se puoi esportare clienti, storico e note in un file, e prova a farlo durante il periodo di prova, non tra due anni. Un CRM da cui non riesci a uscire è un contratto, non uno strumento.
- Dove stanno i dati? I contatti dei tuoi clienti sono dati personali. Chiedi dove si trovano i server e chi li gestisce. Per contratti e obblighi il riferimento è un consulente, non il venditore.
- C'è assistenza in italiano? Quando il CRM non salva una trattativa alle nove di lunedì, serve qualcuno che risponda nella tua lingua, e che risponda.
Tre strade a confronto
Il CRM in cloud, quello che si usa online per la gestione dei clienti e si paga a canone, è la strada più battuta, ma ce ne sono altre due. I prezzi qui sotto sono quelli pubblicati sulle pagine ufficiali a ottobre 2026.
| Strada | Come si paga | Chi lo mette in piedi | Dove stanno i dati | Adatta se |
|---|---|---|---|---|
| CRM in cloud a canone | A utente, ogni mese. Esempio, Pipedrive, piano Essenziale: €14 a postazione al mese, con pagamento annuale, IVA esclusa | Tu o un collaboratore | Sul server del fornitore | Hai pochi utenti, un percorso di vendita standard e vuoi partire subito |
| Open source | Il software è open source e lo installi sul tuo server (SuiteCRM, EspoCRM; EspoCRM lo offre come download gratuito), ma server e tempo di chi lo installa sono a tuo carico. La versione cloud di EspoCRM, piano Basic: €12,90 a utente al mese, minimo 3 utenti | Chi sa installare e aggiornare un server | Sul tuo server, o su quello di chi ospita la versione cloud | Hai in casa o a contratto una persona tecnica |
| CRM sul tuo processo | Pagamento una tantum, non un canone: il nostro Mini-CRM costa da €480, senza costo per collaboratore | Lo costruiamo noi, tu ci racconti il lavoro | Il server è intestato a te | Le richieste passano da WhatsApp e telefono, o lavori su appuntamenti |
SuiteCRM, sul suo sito, si presenta come software open source da installare sul proprio server, con una versione ospitata e una prova gratuita della stessa. Gli importi non sono sulla pagina principale, quindi non li riportiamo: chiedili a loro.
Quanto pesa un canone in un anno
Prendiamo Pipedrive come esempio, perché pubblica i prezzi in euro e in italiano. Il piano d'ingresso, Essenziale, vale €168 a postazione all'anno, IVA esclusa. Con cinque persone moltiplica per cinque, e la cifra ritorna ogni anno. Il piano successivo, Espansione, sale a €39 al mese a postazione, sempre con pagamento annuale. È il modello: si paga l'accesso finché il CRM serve.
Nel cloud di EspoCRM il piano Basic parte da tre utenti: se in azienda lo usano in due, il conto è comunque quello di tre.
Dove un CRM in cloud basta, lo diciamo senza giri: se sei da solo o in due, con un processo semplice, un CRM online a canone o un piano gratuito è la scelta giusta e noi non ti serviamo. Cosa offrono davvero i piani free l'abbiamo scritto in CRM gratuito: cosa offrono davvero i piani free. E se per ora tutto vive in un foglio, il momento del passaggio è in Gestione clienti con Excel: quando passare a un CRM.
Quando il lavoro non è una vendita
Molti software CRM nascono per la trattativa: contatto, preventivo, chiusura. Uno studio dentistico lavora in un altro modo. Ha poltrone, orari, promemoria e pazienti che non rispondono.
Nel nostro lavoro Odontara, uno studio di Colonia con l'interfaccia in tedesco, il CRM è soprattutto un'agenda. L'agenda è organizzata per poltrona e per medico, con vista giornaliera e settimanale, e per spostare un appuntamento basta trascinarlo. I promemoria partono 24 e 2 ore prima e segnano chi ha confermato, chi ha spostato e chi non ha risposto. Se il paziente scrive «posso giovedì dopo pranzo?», l'IA propone due orari liberi e la reception conferma. Dopo sei mesi compare l'elenco di chi va richiamato per l'igiene professionale. Le cartelle cliniche restano fuori: nel CRM ci sono solo contatti e appuntamenti.
Per uno studio così contano l'agenda e i promemoria costruiti sul suo modo di lavorare, più di una lista di funzioni.
Se oggi usi ancora un foglio, prima di scegliere un software guarda quando Excel smette di bastare.
Cosa fare oggi
- Scrivi su un foglio tutti i canali da cui arrivano richieste e quante ne arrivano in una settimana normale.
- Conta chi inserirà dati nel CRM, poi moltiplica per dodici il prezzo mensile a persona di due strumenti che ti piacciono.
- Dove c'è una prova gratuita, aprila e fai subito la prova di uscita: esporta tutto in un file e guarda cosa c'è dentro.
- Prendi venti contatti veri, dal foglio o da WhatsApp, e inseriscili. Se dopo un'ora non sai dove mettere una cosa, la struttura non è tua.
- Chiedi al fornitore dove stanno i dati e chi risponde quando qualcosa non funziona.
Se vuoi, lo facciamo noi
Se dopo le otto domande la risposta è «un CRM mio, costruito sul mio lavoro», lo facciamo noi. Il Mini-CRM costa da €480, senza canone e senza costo per collaboratore. Il server lo intestiamo a te e lo paghi direttamente. Nel prezzo c'è:
- una chiamata per capire come una richiesta arriva fino al pagamento, e da lì fasi e campi costruiti sul tuo processo;
- modulo del sito e WhatsApp collegati: ogni richiesta diventa una scheda con contatto, fonte, storico, note, responsabile e compito successivo;
- un messaggio su WhatsApp a te e ai commerciali per ogni nuova richiesta, più ruoli e accessi;
- l'IA che risponde alla nuova richiesta e la riassume al commerciale; il cliente vede che gli risponde un'IA;
- clienti e trattative trasferiti da Excel o Fogli Google e verificati con te prima del lancio;
- i modelli dei messaggi, che scriviamo noi e ti mandiamo da controllare, e la formazione del team su richieste vere;
- l'esportazione in un foglio quando vuoi: dati e accessi restano tuoi.
Le modifiche sono gratis fino all'accettazione, gli errori dopo il lancio li correggiamo gratis per 6 mesi. Servono 2–4 settimane per il Mini-CRM e 4–8 per un CRM sul tuo processo, con sezioni e report propri; il tempo esatto e il prezzo li scriviamo prima di cominciare, e il pagamento è 50/50, con la seconda metà dopo l'accettazione. Instagram, telefonate ed e-mail si collegano a parte e solo in modo ufficiale. I prezzi sono IVA esclusa.
Il prezzo è basso per un motivo semplice: i nostri specialisti, con anni di mestiere, lavorano con strumenti di IA e fanno prima, e il tempo risparmiato lo togliamo dal conto. Se paghi già un CRM che nessuno usa, quello non lo configuriamo; ne costruiamo uno nostro sul tuo processo e i dati del sistema attuale possiamo trasferirli.
Come lavoriamo, passo per passo, è nella pagina CRM con IA costruito sul tuo processo.
Fonti
- Pipedrive, piani e prezzi: verificato il 31 ottobre 2026.
- EspoCRM, prezzi: verificato il 31 ottobre 2026.
- EspoCRM, download: verificato il 31 ottobre 2026.
- SuiteCRM, sito ufficiale: verificato il 31 ottobre 2026.